Windykacja polubowna – co to jest? Kompleksowy przewodnik

Windykacja polubowna to pojęcie, które często pojawia się w kontekście odzyskiwania długów, zwłaszcza w świecie biznesu. Wierzyciele poszukujący sposobu na odzyskanie swoich należności bez uciekania się do sądu coraz częściej zwracają uwagę na metody polubowne. Taka forma windykacji pozwala na załatwienie sprawy ugodowo – z korzyścią zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. Jeżeli masz do czynienia z opóźniającym się kontrahentem lub sam zastanawiasz się, co to jest windykacja polubowna, ten przewodnik dostarczy Ci wyczerpujących informacji. Przedstawimy definicję i istotę windykacji polubownej, omówimy jej etapy krok po kroku, porównamy ją z postępowaniem sądowym, a także wskażemy zalety, potencjalne wady oraz praktyczne wskazówki. Dowiesz się, jak przebiega polubowne odzyskiwanie należności, ile może trwać, jakie generuje koszty i kiedy warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Zapraszamy do lektury kompleksowego poradnika na ten temat.

Czym jest windykacja polubowna?

Windykacja polubowna to poz sądowy sposób odzyskiwania należności, polegający na podejmowaniu przez wierzyciela (lub działającą w jego imieniu firmę windykacyjną) działań zmierzających do odzyskania długu bez angażowania sądu ani komornika. Innymi słowy, jest to próba przekonania dłużnika do dobrowolnej spłaty zobowiązania w drodze dialogu, negocjacji i ugody. Windykacja polubowna bywa nazywana także windykacją miękką lub przedsądową, ponieważ zazwyczaj poprzedza ewentualne kroki prawne.

Definicja: Można powiedzieć, że windykacja polubowna jest zbiorem czynności opartych na komunikacji z dłużnikiem, mających skłonić go do uregulowania zaległości dobrowolnie. Działania te obejmują m.in. bezpośredni kontakt (telefoniczny, mailowy, listowny, a czasem nawet osobisty), wysyłanie wezwań do zapłaty, przypominanie o upływie terminów oraz negocjowanie warunków spłaty. Wszystko to odbywa się bez uruchomienia formalnego procesu sądowego, co odróżnia windykację polubowną od windykacji sądowej i egzekucyjnej.

W praktyce oznacza to, że wierzyciel stara się odzyskać swoją należność na drodze ugodowej współpracy z dłużnikiem. Taka strategia zakłada wyrozumiałość dla sytuacji finansowej dłużnika i poszukiwanie rozwiązania, które będzie możliwe do zaakceptowania dla obu stron. Ważne jest przy tym zachowanie pewnej stanowczości – wierzyciel daje do zrozumienia, że oczekuje spłaty, ale jednocześnie unika nadmiernej konfrontacji i stara się nie eskalować konfliktu. Windykacja polubowna bazuje bardziej na perswazji i motywowaniu dłużnika niż na strachu przed sankcjami prawnymi.

W polskim prawie nie znajdziemy osobnej ustawy regulującej wprost windykację polubowną, ponieważ jest to raczej zestaw działań opartych na ogólnych przepisach prawa cywilnego. Zgodnie z art. 353<sup>1</sup> Kodeksu cywilnego strony zobowiązania (wierzyciel i dłużnik) mogą kształtować relację według własnego uznania, byle jej treść nie sprzeciwiała się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Wierzyciel ma prawo domagać się spłaty należnych mu środków, a polubowna windykacja jest właśnie realizacją tego prawa w ramach dozwolonych działań pozasądowych. Co istotne, wszystkie metody stosowane na etapie polubownym muszą być zgodne z prawem – wierzyciel nie może naruszać dóbr osobistych dłużnika, jego miru domowego ani stosować gróźb czy środków niedozwolonych. Działania takie jak kontakt telefoniczny, korespondencja mailowa, wysyłka pism czy nawet osobista rozmowa z dłużnikiem są legalne, o ile odbywają się z poszanowaniem prawa (np. windykator nie może wejść siłą do mieszkania ani naruszać nietykalności osobistej dłużnika).

Podsumowując, windykacja polubowna jest pierwszym i podstawowym etapem dochodzenia należności, w którym wierzyciel stawia na ugodowe rozwiązanie zamiast od razu pozywać dłużnika. Jej istotą jest polubowne załatwienie sporu – dłużnik reguluje dług dobrowolnie, często w zamian za pewne udogodnienia (np. rozłożenie na raty, odroczenie terminu czy rezygnację z części odsetek), a wierzyciel oszczędza czas i pieniądze, które musiałby poświęcić na proces sądowy. W kolejnych częściach artykułu omówimy szczegółowo, jak polubowna windykacja wygląda w praktyce, z jakich etapów się składa i jakie przynosi efekty.

Windykacja polubowna a windykacja sądowa – różnice

Aby lepiej zrozumieć znaczenie działań polubownych, warto porównać je z alternatywną ścieżką, jaką jest windykacja sądowa (czasem nazywana też windykacją twardą). Windykacja sądowa to proces dochodzenia należności na drodze formalnego postępowania przed sądem, które w razie sukcesu kończy się uzyskaniem tytułu wykonawczego (np. wyroku lub nakazu zapłaty). Następnie na jego podstawie można skierować sprawę do komornika (windykacja egzekucyjna), który przymusowo ściągnie dług z majątku dłużnika. Kluczowe różnice między podejściem sądowym a polubownym można ująć następująco:

Zaangażowanie instytucji zewnętrznych: W windykacji polubownej udział sądu czy komornika nie występuje – sprawa pozostaje między wierzycielem a dłużnikiem (ewentualnie pośredniczącą firmą windykacyjną). Z kolei windykacja sądowa oznacza oficjalne wniesienie pozwu do sądu, uzyskanie orzeczenia i egzekwowanie go przez komornika, czyli organy zewnętrzne przejmują kontrolę nad procesem.
Czas trwania: Procedury sądowe z natury trwają dłużej. Rozpoznanie pozwu przez sąd, wydanie wyroku lub nakazu zapłaty, uprawomocnienie i wreszcie wszczęcie egzekucji komorniczej – to wszystko może zająć od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Windykacja polubowna często pozwala odzyskać pieniądze szybciej, nie czekając na formalności. Już w ciągu kilkunastu dni czy paru tygodni od rozmowy lub wysłania pisma można osiągnąć porozumienie i doczekać się zapłaty. Oczywiście, wiele zależy od postawy dłużnika, ale ogólnie etap polubowny jest najszybszą drogą odzyskania należności, jeżeli zakończy się powodzeniem.
Koszty: Postępowanie sądowe generuje dodatkowe koszty – opłaty sądowe (np. wpis od pozwu wynosi zwykle 5% wartości roszczenia w sprawach cywilnych), koszty pełnomocników (honorarium radcy prawnego czy adwokata) oraz ewentualnie koszty komornicze przy egzekucji. Windykacja polubowna pozwala uniknąć opłat sądowych i komorniczych. Wierzyciel może wprawdzie ponieść pewne wydatki (np. koszty wysyłki listów poleconych, prowizję firmy windykacyjnej czy wynagrodzenie prawnika za przygotowanie wezwania do zapłaty), ale są to z reguły mniejsze kwoty niż przy procesie. Co więcej, w relacjach między przedsiębiorcami część tych kosztów da się przerzucić na dłużnika – prawo przewiduje ryczałt 40 euro (a przy większych długach 70 lub 100 euro) tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, o czym szerzej wspomnimy w części dotyczącej kosztów. Ogólnie jednak etap polubowny jest tańszy od dochodzenia roszczeń w sądzie.
Relacje i wizerunek: Windykacja polubowna z natury rzeczy odbywa się w atmosferze ugodowej. Wierzyciel, podejmując dialog, pokazuje pewną elastyczność i chęć polubownego załatwienia sprawy. Dłużnik ma szansę spłacić dług bez publicznego rozgłosu i bez piętna dłużnika sądowego. Dzięki temu często udaje się zachować dobre relacje biznesowe – kontrahenci mogą kontynuować współpracę po uregulowaniu zaległości, nie chowając do siebie urazy. Windykacja sądowa to zwykle ostateczność, która oznacza otwarty konflikt. Pozwanie partnera biznesowego do sądu z pewnością nadwyręża lub wręcz zrywa wasze relacje. Dodatkowo informacje o dłużniku mogą trafić do publicznych rejestrów (np. gdy zapadnie prawomocny wyrok, a szczególnie jeśli dług zostanie zgłoszony do Biura Informacji Gospodarczej lub sprzedany na giełdzie długów – takie działania często następują, gdy windykacja polubowna zawiedzie). Droga sądowa wiąże się też z większym stresem zarówno dla dłużnika, jak i wierzyciela – formalne pisma, rozprawy sądowe, kontakt z komornikiem to sytuacje mocno obciążające psychicznie.
Kontrola nad przebiegiem sprawy: W postępowaniu polubownym to strony mają kontrolę nad procesem – to od ich ustaleń zależy, kiedy i w jaki sposób dług zostanie spłacony. Wierzyciel może dostosować terminy i warunki spłaty do możliwości dłużnika, strony mogą negocjować i modyfikować porozumienie. W sądzie natomiast o losach sprawy decyduje sędzia, zgodnie z przepisami prawa. Po wydaniu orzeczenia dłużnik jest zmuszony spłacić dług na warunkach narzuconych (np. jednorazowo całość po uprawomocnieniu wyroku, chyba że sąd zgodzi się na rozłożenie świadczenia na raty, co jednak zdarza się rzadko). Komornik w egzekucji także działa według przepisów – może zająć rachunki bankowe, wynagrodzenie, majątek dłużnika – co może być dla dłużnika dotkliwe. W polubownym załatwieniu sprawy takich przymusowych działań nie ma, co jest z jednej strony plusem (mniej formalności i dolegliwości), z drugiej jednak oznacza brak gwarancji spłaty (wierzyciel musi liczyć na dobrą wolę dłużnika).

Podsumowując, windykacja polubowna różni się od sądowej tym, że stawia na dobrowolność i porozumienie zamiast przymusu. Jest szybsza i tańsza, ale wymaga chęci współpracy ze strony dłużnika. Windykacja sądowa daje ostatecznie skuteczne narzędzia przymusu (wyrok, egzekucja), jednak jest długa, kosztowna i niszczy relacje. Dlatego zaleca się zawsze rozpoczynanie od działań polubownych – w wielu przypadkach okazują się one wystarczające, aby odzyskać pieniądze, a dopiero gdy zawiodą, sięga się po drogę sądową.

Zalety windykacji polubownej

Windykacja polubowna oferuje szereg korzyści, które sprawiają, że jest to preferowana metoda odzyskiwania długów na początkowym etapie. Do najważniejszych zalet windykacji polubownej należą:

Szybkość działania: Ugodowe metody pozwalają często odzyskać należność dużo szybciej niż poprzez proces sądowy. Kontakt z dłużnikiem tuż po upływie terminu płatności i natychmiastowe podjęcie rozmów mogą skutkować spłatą już w kilka dni czy tygodni. Czas odgrywa ogromną rolę – im krócej trwa stan zaległości, tym mniejsze ryzyko, że sytuacja finansowa dłużnika się pogorszy lub że pieniądze przepadną. Szybka reakcja w trybie polubownym zwiększa szanse na odzyskanie długu zanim dłużnik popadnie w poważniejsze tarapaty (np. utrata płynności czy upadłość).
Niskie koszty odzyskania należności: Działania polubowne nie wymagają opłacania kosztów sądowych ani egzekucyjnych. Wierzyciel unika wydatków na pozew, opłaty skarbowe, zaliczki komornicze itp. Jeśli prowadzi windykację samodzielnie, kosztuje go to głównie czas i ewentualnie drobne opłaty (np. wysyłka listów poleconych). Jeżeli korzysta z firmy windykacyjnej, zazwyczaj model rozliczenia to prowizja od odzyskanej kwoty – płatna dopiero po skutecznym odzyskaniu długu. Tym samym nie płaci z góry, a jedynie dzieli się częścią sumy, która i tak wraca do jego kieszeni. Co więcej, jak wspomniano, przedsiębiorca może obciążyć dłużnika pewnymi kosztami windykacji (np. wspomnianą rekompensatą 40 euro za koszty odzyskiwania należności). W efekcie polubowna windykacja jest finansowo opłacalna – albo tania, albo wręcz bezkosztowa, jeśli dłużnik pokryje określone ustawą koszty.
Utrzymanie relacji i pozytywnego wizerunku: Podejście ugodowe sprzyja zachowaniu poprawnych stosunków między stronami. Wierzyciel, który wykazuje elastyczność i zrozumienie dla przejściowych trudności dłużnika, jest postrzegany jako partner dbający o współpracę, a nie bezwzględny przeciwnik. Dłużnik, spłacając zaległość polubownie, unika etykiety osoby pozwanej czy dłużnika komorniczego, co chroni jego reputację na rynku. Zachowanie dyskrecji (brak sprawy sądowej i wpisów w publicznych rejestrach na tym etapie) powoduje, że sprawa może rozejść się po kościach – kontrahenci nadal sobie ufają i mogą kontynuować biznes po rozwiązaniu problemu. Dobre relacje biznesowe zostają więc w dużej mierze zachowane, co bywa bezcenne szczególnie przy długoletnich partnerstwach.
Mniejsze obciążenie stresem: Konfrontacja sądowa bywa bardzo stresująca. Zarówno dla dłużnika (groźba wyroku, komornika, publiczne postępowanie), jak i dla wierzyciela (formalności prawne, niepewność wyniku, czekanie). Windykacja polubowna odbywa się w znacznie spokojniejszej atmosferze. To rozmowa i negocjacja, często w życzliwym tonie – przynajmniej w początkowej fazie. Dłużnik nie czuje od razu tak silnej presji jak w przypadku otrzymania pozwu z sądu, co może sprawić, że chętniej współpracuje. Wierzyciel natomiast nie musi od razu angażować prawników i stawiać się na rozprawach, tylko próbuje załatwić sprawę we własnym zakresie. Oczywiście sama sytuacja zaległości jest stresująca, ale polubowne podejście minimalizuje dodatkowe napięcia.
Większa elastyczność rozwiązań: W drodze polubownej strony mogą wypracować dowolne porozumienie, jakie uznają za korzystne. Na przykład wierzyciel może zgodzić się na rozłożenie długu na dogodne raty, odroczenie terminu płatności, a nawet na umorzenie części odsetek czy redukcję części zobowiązania, jeśli uzna to za najlepszy sposób odzyskania większości należności. Takie ustępstwa często motywują dłużnika do spłaty, bo widzi on dobrą wolę i ulgę ze strony wierzyciela. Co ważne, warunki spłaty można dostosować indywidualnie do sytuacji – np. mniejsza rata na początku, większa po kilku miesiącach, albo pominięcie odsetek pod warunkiem spłaty kapitału do określonego dnia. W sądzie takie niestandardowe rozwiązania są rzadkie (sąd zasądzi zazwyczaj pełną sumę plus odsetki, bez targowania się). Polubowność daje pole do kreatywności i znajdowania win-win, gdzie obie strony czują się względnie usatysfakcjonowane.
Możliwość zachowania dyskrecji: Windykacja polubowna toczy się prywatnie, pomiędzy stronami. Unika się publicznych rozpraw, wpisów w rejestrach dłużników (jak KRD czy BIG) na tym etapie, jak również rozgłosu medialnego, który czasem towarzyszy głośniejszym sprawom sądowym. Dla wielu firm istotne jest, by kwestia zadłużenia kontrahenta pozostała kwestią poufną – daje mu to szansę wyjść na prostą bez utraty reputacji, a wierzycielowi często wystarcza odzyskanie pieniędzy bez potrzeby „karania” dłużnika rozgłosem. Taka dyskrecja bywa ważna zwłaszcza, gdy dłużnik to ważny partner lub klient – publiczne dochodzenie długu mogłoby zaszkodzić obu stronom (dłużnikowi reputacyjnie, a wierzycielowi biznesowo, np. odstraszając innych kontrahentów obawiających się ostrych kroków).
Szansa na poznanie przyczyn problemu: Podejmując dialog z dłużnikiem, wierzyciel ma okazję dowiedzieć się, dlaczego należność nie została zapłacona. Czasem może wyjść na jaw błahe niedopatrzenie (np. faktura zaginęła, ktoś zapomniał wykonać przelewu z powodu zmiany personelu czy urlopu księgowej). Innym razem dłużnik może ujawnić swoje przejściowe kłopoty finansowe – np. jemu samemu nie zapłacili klienci, ma chwilowy kryzys płynności, zmaga się ze spadkiem sprzedaży. Taka wiedza pozwala lepiej dopasować sposób rozwiązania: jeśli np. dłużnik czeka na wpływ od własnych kontrahentów za miesiąc, wierzyciel może zaoferować mu przesunięcie terminu do tego czasu, zamiast od razu kierować sprawę na drogę prawną. Rozmowa buduje zrozumienie – wierzyciel widzi, że dłużnik nie zawsze jest „złym wilanem” chcącym go oszukać, a dłużnik widzi, że wierzyciel potrafi pójść na rękę. To sprzyja ugodzie.
Możliwość uzyskania uznania długu: Gdy w ramach windykacji polubownej dłużnik podpisze z wierzycielem porozumienie (ugodę) lub choćby pisemne oświadczenie o uznaniu długu i zobowiązaniu się do spłaty, stanowi to dodatkowe zabezpieczenie interesów wierzyciela. Nawet jeżeli dłużnik później nie dotrzyma warunków ugody, taki dokument bardzo się przyda w ewentualnym postępowaniu sądowym – jest dowodem, że dłużnik przyznał istnienie długu, co znacznie ułatwia uzyskanie szybkiego nakazu zapłaty w sądzie (w trybie nakazowym lub upominawczym). Innymi słowy, polubowna próba może wzmocnić pozycję prawną wierzyciela, jeśli spisana zostanie odpowiednia dokumentacja. To korzyść trochę ukryta, ale istotna: wierzyciel niewiele ryzykuje próbując ugody, bo nawet gdy ona padnie, pozostaje mu jej treść jako dowód w sądzie.

Jak widać, plusów windykacji polubownej jest wiele. W większości przypadków zarówno wierzyciel, jak i dłużnik mogą zyskać na takim rozwiązaniu – jeden odzyska pieniądze szybciej i mniejszym kosztem, drugi uniknie większych kłopotów prawnych i finansowych. Oczywiście, polubowne podejście nie zawsze zadziała – są sytuacje, gdy dłużnik mimo wszelkich starań nie zapłaci. Zanim jednak przejdziemy do potencjalnych wad i ograniczeń, przyjrzyjmy się praktycznemu przebiegowi windykacji polubownej krok po kroku.

Wady i ograniczenia windykacji polubownej

Mimo licznych zalet, warto być świadomym, że windykacja polubowna nie jest rozwiązaniem idealnym w każdej sytuacji. Jej skuteczność zależy od wielu czynników – przede wszystkim od postawy i możliwości dłużnika. Oto kilka potencjalnych wad i ograniczeń windykacji polubownej, które trzeba brać pod uwagę:

Brak gwarancji spłaty: Największym minusem działań polubownych jest to, że opierają się one na dobrej woli dłużnika. Jeśli dłużnik jest zdeterminowany, by nie płacić lub ignoruje wszelkie próby kontaktu, wierzyciel w ramach polubownej windykacji niewiele może zrobić. Nie ma narzędzia przymusu – nie może zająć konta bankowego ani majątku dłużnika bez wyroku sądowego. W efekcie, mimo wysiłków, polubowna windykacja może się okazać nieskuteczna, a czas poświęcony na negocjacje – stracony. Wierzyciel musi się liczyć z tym ryzykiem, zwłaszcza gdy ma do czynienia z osobą lub firmą świadomie unikającą spłaty.
Możliwość przeciągania sprawy przez dłużnika: Niektórzy dłużnicy potrafią wykorzystywać ugodowe podejście wierzyciela do grania na zwłokę. Kiedy widzą, że wierzyciel nie idzie od razu do sądu, mogą celowo przedłużać rozmowy, obiecywać spłatę „już wkrótce”, prosić o kolejne odroczenia terminu – wszystko po to, by zyskać na czasie. W skrajnych przypadkach nieuczciwy kontrahent może udawać skłonnego do współpracy, by odwlec moment ewentualnej pozwu, a np. w tym czasie wyprowadzić majątek z firmy czy ukryć swoje pieniądze. Ryzyko odwlekania jest realne, dlatego windykacja polubowna wymaga dużej konsekwencji ze strony wierzyciela (o czym będzie jeszcze mowa) – trzeba umieć postawić granicę i nie pozwolić dłużnikowi na nieskończone zwlekanie.
Brak natychmiastowych konsekwencji dla dłużnika: Dla niektórych dłużników świadomość, że sprawa nie trafiła do sądu ani do rejestru dłużników, oznacza, że nie odczuwają oni dostatecznej presji. Jeśli kontrahent jest cyniczny i priorytetowo traktuje te zobowiązania, które są egzekwowane formalnie, to działania polubowne schodzą na dalszy plan. Innymi słowy, dłużnik może uznać: „skoro mnie tylko proszą, a nie straszą wyrokiem, to mogę na razie nie płacić”. Wierzyciel w trybie polubownym bywa pozbawiony narzędzi, które natychmiast mobilizują do zapłaty (jak groźba zajęcia wynagrodzenia czy rachunku bankowego przez komornika). Oczywiście, dobrzy windykatorzy potrafią zwiększać nacisk psychologiczny w ramach prawa, ale jednak dla pewnej grupy dłużników brak formalnych sankcji oznacza niską motywację do działania.
Potencjalne dodatkowe ustępstwa ze strony wierzyciela: Aby doszło do ugody, często wierzyciel musi pójść na pewne ustępstwa: wydłużyć termin spłaty, przyjąć raty, zrezygnować z odsetek za zwłokę czy nawet umorzyć część długu. To oczywiście zmniejsza ostateczny zysk w porównaniu z sytuacją, gdyby teoretycznie udało się wyegzekwować całość natychmiast w sądzie. Nie każdy wierzyciel chce lub może sobie pozwolić na takie ustępstwa. Czasami też negocjacje mogą utknąć, jeśli dłużnik oczekuje większych ulg, niż wierzyciel jest skłonny dać. W efekcie polubowne rozmowy mogą zakończyć się impasem – dłużnik nie płaci, bo liczył na umorzenie części długu, wierzyciel się nie zgadza i traci się czas, po czym i tak trzeba iść do sądu.
Wydłużenie całego procesu odzyskania długu: Jeśli windykacja polubowna się nie powiedzie, to finalnie i tak trzeba przeprowadzić windykację sądową. Wtedy okres polubownych prób może wydłużyć całkowity czas odzyskania należności. Przykładowo: wierzyciel przez 3 miesiące negocjował i czekał na spłatę, ale dłużnik ostatecznie nie zapłacił – dopiero po tych 3 miesiącach składany jest pozew. Gdyby od razu skierował sprawę do sądu, być może miałby już wyrok. To coś za coś: polubownie oszczędzamy czas, jeśli zadziała, ale jeśli nie zadziała, to był to okres odwleczenia nieuniknionego. Wierzyciel musi ocenić, kiedy należy zakończyć próby ugodowe, by nie opóźniać nadmiernie dochodzenia swoich praw. Zbyt długie trwanie w etapie polubownym może zmniejszyć szanse na skuteczną windykację w ogóle (np. dłużnik w międzyczasie splajtuje).
Nieskuteczność wobec dłużników nieuczciwych lub niewypłacalnych: Windykacja polubowna jest świetnym rozwiązaniem, gdy dłużnik ma wolę spłaty, ale potrzebuje trochę czasu albo drobnej pomocy (ugody). Natomiast w przypadkach skrajnych – gdy mamy do czynienia z oszustem, kimś kto celowo zaciąga długi i ich nie reguluje, albo gdy dłużnik faktycznie nie ma żadnego majątku i przychodów – polubowne rozmowy mogą nic nie dać. Oszust będzie grał wierzycielowi na nosie, a niewypłacalny mimo najszczerszych chęci nie zapłaci, bo nie ma z czego. W obu sytuacjach prędzej czy później i tak konieczna będzie droga prawna (a czasem nawet ta nie pomoże, jeśli dłużnik jest całkowicie bankrutem). Innymi słowy, windykacja miękka ma swoje granice – pewnych przypadków nie rozwiąże.

Warto zaznaczyć, że wiele z tych wad można minimalizować poprzez odpowiednie podejście. Konsekwencja i jasno określone ramy czasowe dla polubownej spłaty ograniczają ryzyko przeciągania sprawy. Odpowiednia ocena dłużnika (np. sprawdzenie go w bazach dłużników, obserwacja jego zachowania) pozwala zorientować się, czy polubownie cokolwiek wskóramy. Niemniej, zawsze istnieje pewien odsetek sytuacji, gdzie mimo starań polubowne metody zawodzą. Trzeba być na to przygotowanym i umieć w porę przejść do kolejnego etapu (sądowego), by nie stracić szansy na odzyskanie należności.

Podsumowując ten wątek: windykacja polubowna jest skuteczna, ale nie w 100% przypadków. Jej atutem jest miękkie podejście, które jednak bywa też słabością, gdy natrafi na opór. Świadomy wierzyciel korzysta z polubownych metod, bo statystycznie w większości przypadków są one wystarczające – jednak jednocześnie zachowuje czujność i ma w zanadrzu plan B (pozew), gdyby dłużnik próbował go zwodzić. W następnych częściach artykułu omówimy szczegółowo, jak przeprowadzić windykację polubowną krok po kroku oraz jak zwiększyć jej skuteczność.

Jak przebiega windykacja polubowna? Etapy krok po kroku

Windykacja polubowna to proces składający się z kilku następujących po sobie działań. Choć każda sprawa jest trochę inna i może wymagać indywidualnego podejścia, można wyróżnić pewien typowy schemat postępowania w ramach windykacji bez udziału sądu. Poniżej przedstawiamy główne etapy windykacji polubownej, krok po kroku, od momentu gdy płatność staje się przeterminowana do chwili, gdy albo dług zostanie spłacony polubownie, albo trzeba będzie rozważyć kroki prawne.

1. Przypomnienie o opóźnieniu płatności

Pierwszym krokiem, zaraz po stwierdzeniu, że minął termin płatności faktury czy innego zobowiązania, jest skierowanie do dłużnika przypomnienia o należności. Na tym etapie zakładamy jeszcze dobrą wolę kontrahenta – opóźnienie mogło wyniknąć z przeoczenia lub drobnych problemów organizacyjnych. Dlatego początkowe przypomnienie powinno mieć łagodny i grzeczny ton. Celem jest delikatne zwrócenie uwagi, że płatność nie wpłynęła, i prośba o uregulowanie jak najszybciej.

Takie przypomnienie może przybrać formę telefonu, maila lub krótkiej wiadomości (np. SMS) skierowanej do osoby odpowiedzialnej za płatności. W treści warto konkretnie wskazać, o jaką zaległość chodzi – np. numer faktury, kwotę oraz ile dni minęło od terminu. Można uprzejmie zapytać, czy nie zaszła pomyłka lub czy nie ma jakiegoś problemu, oraz poprosić o informację zwrotną. Ton komunikatu powinien być uprzejmy i rzeczowy, np.: “Przypominamy, że faktura nr X z dnia Y na kwotę Z zł jest przeterminowana o 7 dni. Prosimy o pilne uregulowanie należności lub kontakt w celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości.”

Dlaczego tak łagodne podejście na starcie? Otóż zdarza się, że brak płatności to efekt banalnych przyczyn: faktura mogła nie dotrzeć do właściwej osoby, ktoś mógł zapomnieć z powodu natłoku obowiązków, być na urlopie czy zwolnieniu. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza drobnych, miewa chwilowe zatory płatnicze nie z premedytacji, ale z przejściowego chaosu. Szybkie przypomnienie często rozwiązuje problem – dłużnik przeprasza i natychmiast dokonuje zapłaty, gdy tylko zda sobie sprawę z zaległości.

Pierwsze przypomnienie warto wysłać naprawdę szybko, np. już 1–3 dni po upływie terminu płatności. Pokazuje to kontrahentowi, że wierzyciel monitoruje należności na bieżąco i poważnie traktuje terminowość. Jednocześnie krótka zwłoka sprawia, że dłużnik nie czuje się od razu atakowany – komunikat brzmi raczej: “Może to przeoczenie, przypominamy na wszelki wypadek”. Taka taktyka unika niepotrzebnego zaognienia sytuacji, a równocześnie sygnalizuje, że wierzyciel pilnuje sprawy.

W wielu przypadkach już na tym etapie następuje pozytywny finał – dłużnik reguluje płatność po otrzymaniu przypomnienia. Jeżeli tak się stanie, windykację polubowną można uznać za zakończoną sukcesem po jednym prostym kroku. Jeśli jednak pomimo przypomnienia pieniądze nie wpływają, przechodzimy do kolejnego etapu.

2. Ponowny kontakt i stanowcze ponaglenie dłużnika

Gdy łagodne przypomnienie nie przyniosło efektu (albo dłużnik zbył je wymówką i nadal nie zapłacił), czas na kolejny kontakt, tym razem już bardziej stanowczy. Na tym etapie wierzyciel powinien dać wyraźnie do zrozumienia, że sprawy nie odpuści i oczekuje natychmiastowego działania ze strony dłużnika.

Ponowny kontakt może przybrać formę rozmowy telefonicznej lub oficjalnego maila/pisma. Warto jednak, by od tego momentu komunikacja była utrwalana pisemnie – choćby e-mailowo – tak, aby w razie dalszych problemów mieć dowód podejmowanych działań. Można oczywiście zacząć od telefonu, ale dobrze jest potwierdzić ustalenia w mailu. W treści ponaglenia należy zdecydowanie wskazać, że minęło już sporo czasu od terminu zapłaty, wcześniejsze przypomnienie pozostało bez skutku, w związku z czym wierzyciel żąda niezwłocznej spłaty zaległości. Nadal można zachować kulturalny ton, ale musi być jasne, że tolerancja się kończy. Przykładowy przekaz: “Minęło kolejne 7 dni, a płatność za fakturę nr X nadal do nas nie dotarła. Wzywamy do natychmiastowego uregulowania zaległości. Prosimy o potwierdzenie dokonania przelewu lub pilny kontakt w celu wyjaśnienia sprawy. Brak reakcji zmusi nas do podjęcia dalszych kroków.”

Na tym etapie dobrze jest również uświadomić dłużnikowi konsekwencje, jakie grożą w razie dalszej zwłoki, choć jeszcze bez formalnego tonu “wezwania przedsądowego”. Można wspomnieć, że dalszy brak płatności spowoduje naliczanie odsetek ustawowych za opóźnienie (o ile już się to nie dzieje), że wierzyciel rozważy przekazanie sprawy do zewnętrznej firmy windykacyjnej lub sporządzenie oficjalnego wezwania na piśmie. Taka sugestia ma wywołać u dłużnika refleksję, że sytuacja jest poważna.

Wielu dłużników dopiero na tym ostrzejszym etapie zaczyna reagować. Często pojawiają się wówczas usprawiedliwienia: a to problemy finansowe, a to czekają na zapłatę od własnych klientów, a to przejściowy dołek. Czasem próbują negocjować: np. proszą o jeszcze trochę czasu, obiecują zapłatę części teraz, reszty za tydzień itp. Rolą wierzyciela jest ocenić, na ile te tłumaczenia są wiarygodne i czy zgadza się na drobne ustępstwa, czy raczej stawia ultimatum. Na pewno ważne jest, by nie dać się zbyć ogólnikami. Jeśli dłużnik mówi “zapłacę wkrótce”, warto dopytać konkretnie, kiedy i oczekiwać jednoznacznej deklaracji.

Już na tym etapie dobrze jest prowadzić całą komunikację w sposób uporządkowany i archiwizować dowody. Zachowujmy kopie maili, zapisujmy daty i treść rozmów telefonicznych (choćby w notatkach). Jest to istotne nie tylko w kontekście ewentualnej przyszłej sprawy sądowej (gdzie trzeba będzie wykazać, że podejmowaliśmy próby polubowne), ale także czysto praktycznie – by mieć jasność, co dłużnik obiecał i czy dotrzymuje tych obietnic.

Warto wspomnieć, że jeśli dłużnik do tej pory unikał kontaktu (nie odbierał telefonów, nie odpisywał na mail), to jest właśnie sygnał alarmowy. Unikanie wierzyciela sugeruje, że może on nie mieć zamiaru płacić wcale lub sytuacja jest bardzo zła. Wtedy nie ma sensu zbyt długo czekać – należy szybko przejść do kolejnych etapów (oficjalnych wezwań). Natomiast jeśli dłużnik odpowiada, nawet wymówkami, to przynajmniej wiemy, że komunikacja jest. Można spróbować przez krótki czas negocjować.

To również moment, kiedy wierzyciel może rozważyć skorzystanie z pomocy prawnika lub firmy windykacyjnej przy dalszych działaniach. Jeżeli sam nie czuje się na siłach lub nie ma działu windykacji w firmie, już po pierwszych nieudanych ponagleniach warto pomyśleć o przekazaniu sprawy specjalistom. Często już samo otrzymanie pisma od kancelarii prawnej albo telefonu od zawodowego windykatora działa na dłużnika mobilizująco. Dłużnik widzi wtedy, że wierzyciel podejmuje poważne kroki. Nie oznacza to jeszcze sądu, ale sygnalizuje, że sprawa nabiera formalnego charakteru.

Jeśli jednak decydujemy się działać dalej samodzielnie i ponaglenie nie skutkuje pełną spłatą, pora przejść do kolejnej, bardziej formalnej fazy – wysłania oficjalnego pisma, jakim jest wezwanie do zapłaty.

3. Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument kierowany przez wierzyciela do dłużnika, w którym wzywa on (już bez ogródek) do zapłaty określonej sumy w określonym terminie, pod rygorem podjęcia dalszych działań prawnych. To pismo stanowi właściwie ostatnie ostrzeżenie w ramach windykacji polubownej, zanim sprawa nabierze sądowego biegu (choć za chwilę omówimy jeszcze etap przedsądowego wezwania, który bywa traktowany jako osobny krok – w praktyce jednak zwykłe wezwanie i przedsądowe różnią się głównie treścią zapowiedzi konsekwencji).

Wezwanie do zapłaty sporządza się na piśmie, z zachowaniem pewnych wymogów formalnych. Powinno ono zawierać co najmniej następujące elementy:

Dane wierzyciela i dłużnika: jasno wskazane strony – kto żąda zapłaty, od kogo i za co. Należy podać pełną nazwę/imię i nazwisko, adres, ewentualnie NIP/REGON (w przypadku firm) obu stron, żeby nie było wątpliwości, kogo dotyczy.
Wysokość zaległego zobowiązania: kwota długu, którą dłużnik ma zapłacić. Dobrze jest wyszczególnić kwotę główną (np. suma niezapłaconych faktur) oraz np. narosłe odsetki na dzień sporządzenia wezwania (jeśli odsetki naliczamy).
Podstawa zadłużenia: z jakiego tytułu wynika dług – np. niezapłacona faktura nr…, umowa pożyczki z dnia…, notatka obciążeniowa itp. Wskazujemy dokumenty, z których dług wynika i datę wymagalności (pierwotny termin płatności). To informuje dłużnika, za co dokładnie ma zapłacić, i nie pozostawia pola do udawania, że nie wie o co chodzi.
Nowy termin zapłaty: w wezwaniu wyznaczamy dłużnikowi ostateczny termin na uregulowanie należności. Termin ten powinien być rozsądny – często daje się np. 7 dni od otrzymania wezwania. Ważne, by wskazać konkretną datę (np. „do dnia 15 stycznia 2026 r.”). Termin nie musi być długi; skoro dłużnik już i tak miał czas, tydzień czy maksymalnie dwa tygodnie to zazwyczaj wystarczający ultimatum.
Informacja o odsetkach: jeśli naliczamy odsetki za opóźnienie, podajemy ich kwotę aktualną na dzień sporządzenia pisma lub stopę procentową, według której będą naliczane do dnia zapłaty. Przykładowo: „Od zaległej kwoty naliczane są odsetki ustawowe za opóźnienie, które na dzień X wynoszą Y zł. W przypadku dalszej zwłoki odsetki będą nadal naliczane.” Daje to dłużnikowi do zrozumienia, że im dłużej zwleka, tym więcej zapłaci.
Numer rachunku bankowego do spłaty: koniecznie wskażmy, gdzie dłużnik ma przelać pieniądze (chyba że to oczywiste z faktury, ale w wezwaniu warto to powtórzyć dla ułatwienia). Podajmy pełny numer konta, nazwę banku i tytuł płatności, jaki prosimy wpisać. Maksymalne ułatwienie spłaty sprzyja szybkiej reakcji.
Konsekwencje braku zapłaty: w wezwaniu jasno zaznaczamy, co się stanie, jeśli dłużnik nie zapłaci w wyznaczonym terminie. Zazwyczaj informuje się, że w razie bezskutecznego upływu terminu wierzyciel podejmie kroki prawne – skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego, co narazi dłużnika na dodatkowe koszty (opłaty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, koszty komornicze) oraz może skutkować wpisem do rejestrów dłużników. Ta część ma wywrzeć presję – dłużnik widzi czarno na białym, że kolejny etap to już sąd, czego zapewne wolałby uniknąć.

Wezwanie do zapłaty należy sporządzić w dwóch egzemplarzach (dla siebie i dla dłużnika) i wysłać do dłużnika listem poleconym, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. To ważne, bo chcemy mieć dowód, że wezwanie dotarło. Przy wysyłce warto upewnić się, że kierujemy je na aktualny adres dłużnika (dla firmy – adres siedziby z KRS/CEIDG; dla osoby prywatnej – adres zameldowania lub zamieszkania, który posiadamy). List polecony z zwrotką (potwierdzeniem odbioru) pozwoli nam potem wykazać, że dłużnik otrzymał wezwanie określonego dnia. Jeśli odmówi odbioru lub nie odbierze listu – też jest to odnotowane i w świetle prawa brak odbioru nie zawsze chroni dłużnika (istnieje fikcja doręczenia przy dwukrotnej awizacji).

W praktyce często przyjmuje się, że wysyła się maksymalnie dwa wezwania do zapłaty w pewnym odstępie czasu. Pierwsze – z terminem np. 7 dni, a jeśli brak reakcji, drugie – ponaglające, dające kolejne kilka dni. Nie ma obowiązku wysyłania dwóch wezwań; to kwestia zwyczaju i tego, na ile chcemy dać szansę dłużnikowi. Nierzadko już jedno oficjalne wezwanie skutkuje spłatą, bo dłużnik orientuje się, że wierzyciel nie żartuje i jest o krok od sądu. Dłużnicy traktują takie pismo poważniej niż maile czy telefony, bo ma ono formalny charakter, często jest na papierze firmowym, bywa też podpisane przez prawnika.

Jeśli pomimo dostarczenia wezwania do zapłaty dłużnik nie reaguje (nie płaci, nie kontaktuje się), to znak, że polubowna droga dobiega końca. Zanim jednak faktycznie złożymy pozew, warto wysłać jeszcze ostatnie pismo – przedsądowe wezwanie do zapłaty.

4. Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest w zasadzie szczególną formą wezwania, wspomnianą powyżej, ale z wyraźnym podkreśleniem, że jest to już ostatni etap polubowny i kolejny ruch to sąd. Często takie wezwanie tytułuje się wprost: „Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”. Redaguje się je podobnie jak zwykłe wezwanie, zawierając wszystkie wymienione elementy (dane stron, kwotę, termin dodatkowy, numer konta, konsekwencje). Różnica polega na mocniejszym zaakcentowaniu, że to finalne ostrzeżenie. Dłużnik, który otrzymuje przedsądowe wezwanie, powinien zdać sobie sprawę, że to już naprawdę ostatnia szansa na polubowne załatwienie sprawy.

W treści takiego pisma można np. napisać: “Wzywamy Pana/Panią ostatecznie do zapłaty kwoty X zł wraz z odsetkami do dnia … W przypadku niedokonania wpłaty w tym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego bez dalszych wezwań. Informujemy, że do pozwu dołączymy niniejsze wezwanie jako dowód podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu (wymagany przez art. 187 §1 pkt 3 k.p.c.). Brak zapłaty spowoduje również możliwość obciążenia Pana/Pani dodatkowymi kosztami procesu i egzekucji.”

W tym miejscu warto nadmienić, że przedsądowe wezwanie do zapłaty jest nie tylko formalnością uprzejmą, ale i wymaganą prawnie w pewnym sensie. Otóż zgodnie ze wspomnianym art. 187 Kodeksu postępowania cywilnego, w pozwie należy wskazać, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu, a jeśli nie – wyjaśnić przyczyny. Oznacza to, że idąc do sądu, wierzyciel powinien móc wykazać, że próbował załatwić sprawę bez angażowania wymiaru sprawiedliwości. Wysyłka przedsądowego wezwania do zapłaty i załączenie go do pozwu spełnia ten wymóg. Sąd patrzy wówczas przychylniej na powoda, widząc że dał szansę dłużnikowi uniknąć procesu. Dla dłużnika to także sygnał, że wierzyciel zna procedury i poważnie podchodzi do tematu.

Treść przedsądowego wezwania zasadniczo nie różni się co do danych od zwykłego wezwania – można wręcz użyć tych samych danych i kwot, aktualizując ewentualnie odsetki i termin. Zawsze jednak zawieramy sformułowanie w stylu „ostatecznie wzywamy” oraz zapowiedź sądu. Taki dokument to często psychologiczny przełom: wielu zwlekających dłużników, widząc groźbę sądu na papierze, w ostatniej chwili decyduje się zapłacić lub przynajmniej skontaktować w celu negocjacji.

Jeśli i to nie poskutkuje – dłużnik nadal milczy lub kategorycznie odmawia spłaty – wówczas windykacja polubowna faktycznie się wyczerpała. Wierzyciel zrobił wszystko, co do niego należało w ramach miękkich działań. Kolejny krok to sporządzenie pozwu i skierowanie sprawy do sądu (co jednak wykracza już poza temat windykacji polubownej).

Zanim jednak zakończymy opis etapu polubownego, warto jeszcze wspomnieć, dlaczego tak istotne jest przeprowadzenie go w pełni i z determinacją. Otóż poza wcześniej omówionymi zaletami (uniknięcie procesu, szybsza spłata itd.), konsekwentna windykacja polubowna buduje wiarygodność wierzyciela. Dłużnik widzi, że wierzyciel nie rezygnuje i krok po kroku nasila działania. Wie, że następnym ruchem będzie pozew. Jeśli nawet dojdzie do sądu, nie będzie w stanie powiedzieć, że nie miał szans polubownie zapłacić – co więcej, sąd może obciążyć go kosztami, widząc że zignorował wezwania. Z punktu widzenia prewencji, solidne przeprowadzenie całego procesu polubownego uczy też dłużnika (i innych kontrahentów), że z danym wierzycielem nie opłaca się zwlekać, bo on dopilnuje swoich należności.

Podsumowując etapy – windykacja polubowna przebiega zazwyczaj tak: przypomnienie (łagodne) → ponaglenie (stanowcze kontakty) → wezwanie do zapłaty (oficjalne pismo) → ostateczne przedsądowe wezwanie (ultimatum). Na każdym z tych kroków dłużnik ma szansę zakończyć sprawę ugodowo, płacąc dług. W każdej chwili też możliwe jest podjęcie negocjacji i zawarcie ugody – co może nastąpić np. po drugim kroku, albo po wezwaniu, zależnie kiedy dłużnik zechce rozmawiać. Temu kluczowemu elementowi, jakim są negocjacje i zawieranie porozumienia, poświęcimy osobny rozdział.

Nim przejdziemy dalej, podkreślmy jeszcze jedną rzecz: konsekwencja działań to podstawa sukcesu w windykacji polubownej. Wierzyciel nie powinien odpuszczać ani dawać sprzecznych sygnałów. Jeżeli np. umówił się z dłużnikiem, że ten zapłaci do końca miesiąca, a termin mija i nic – wierzyciel nie powinien biernie czekać kolejnego miesiąca bez reakcji, tylko natychmiast przypomnieć o niedotrzymaniu ustaleń i przejść do następnego kroku. Nie można pozwalać dłużnikowi myśleć, że „jak nie zapłacę, to nic się nie stanie”. Stać się musi – kolejne działania, coraz poważniejsze. Zaniechanie lub uleganie prośbom o bezpodstawne przedłużenie terminu może tylko rozzuchwalić niektórych dłużników i pogłębić problem. Konsekwentny wierzyciel wzbudza respekt i zwiększa szansę, że dług zostanie spłacony prędzej czy później.

Negocjacje z dłużnikiem i zawarcie ugody

Windykacja polubowna to nie tylko wysyłanie ponagleń i wezwań – to także (a może przede wszystkim) negocjacje między wierzycielem a dłużnikiem. W idealnym scenariuszu dłużnik po otrzymaniu wezwania czy telefonu mówi: „Rzeczywiście zalegam, zapłacę do jutra, przepraszam”. Często jednak sytuacja jest bardziej skomplikowana: dłużnik nie płaci, bo nie ma z czego, lub kwestionuje część należności, albo może spłacić, ale potrzebuje czasu. Wtedy do gry wchodzą rozmowy ugodowe, których celem jest wypracowanie porozumienia co do spłaty zadłużenia na warunkach akceptowalnych dla obu stron.

Przygotowanie do negocjacji: Zanim wierzyciel przystąpi do rozmów, powinien zastanowić się, na jakie ustępstwa jest gotów pójść, a jakie są dla niego nie do przyjęcia. Warto zadać sobie pytania: czy ważniejsza jest dla mnie szybka spłata nawet części kwoty, czy mogę poczekać dłużej na całość? Czy mogę zrezygnować z odsetek za zwłokę, by uzyskać spłatę kapitału? Czy jestem skłonny rozłożyć dług na raty, a jeśli tak – to na ile i w jakiej wysokości? Czy dopuszczam umorzenie części długu (np. gdy dłużnik jednorazowo spłaci pewną znaczną część)? Mając w głowie te granice, wierzyciel wchodzi w negocjacje lepiej przygotowany i nie podejmie decyzji pochopnie pod wpływem emocji.

Dialog z dłużnikiem: Negocjacje mogą odbywać się telefonicznie, mailowo, a w poważniejszych sprawach także osobiście – np. w formie spotkania. Często uczestniczy w nich przedstawiciel firmy windykacyjnej lub radca prawny reprezentujący wierzyciela, co bywa pomocne. Taka osoba działa trochę jak mediator, utrzymuje rozmowę w ryzach merytorycznych i zapobiega ewentualnym kłótniom czy manipulacjom. Niemniej, nawet sam wierzyciel może skutecznie rozmawiać, jeśli podejdzie do sprawy profesjonalnie. Podczas negocjacji trzeba ustalić realne możliwości finansowe dłużnika. Warto zapytać wprost: z czego wynika problem z płatnością? Czy to chwilowy kłopot z płynnością? A może dług jest kwestionowany (np. dłużnik twierdzi, że towar był wadliwy lub usługa źle wykonana)? Różne przyczyny wymagają różnego podejścia. Jeżeli dłużnik ma trudności finansowe, ale chce zapłacić, to celem negocjacji jest znalezienie sposobu: np. ustalenie dogodnych rat lub odroczenie terminu. Jeżeli ma jakieś zastrzeżenia co do długu – trzeba wyjaśnić spór (czasem windykacja polubowna przeradza się wtedy częściowo w negocjacje handlowe czy reklamacyjne).

Możliwe ustępstwa i rozwiązania: Najczęstszym wynikiem negocjacji jest rozłożenie spłaty na raty albo wyznaczenie nowego, późniejszego terminu spłaty całości. Przykładowo: dłużnik zalega 50 000 zł – okazuje się, że może od razu zapłacić 20 000 zł, a resztę by potrzebował rozbić na 5 rat miesięcznych. Wierzyciel ocenia, czy to mu odpowiada. Jeśli tak, można iść w tym kierunku. Innym instrumentem jest redukcja należności ubocznych, czyli odsetek, ewentualnie części długu. Często wierzyciele mówią: zapłać szybko (np. w ciągu 2 dni) cały dług główny, a odsetki Ci daruję. Dłużnik czuje, że coś ugrał – nie płaci odsetek – a wierzyciel dzięki temu szybciej odzyskuje większość pieniędzy i unika dalszego męczenia tematu. Bywa też stosowane inne podejście: „zapłać od razu 80% długu, a 20% Ci umorzę” – to już poważniejsza ustępstwo, stosowane raczej gdy jest ryzyko, że inaczej nie uda się nic wyegzekwować (lepszy wróbel w garści…). Oczywiście takie rzeczy jak umorzenie części długu to decyzja indywidualna – jeśli to relacja B2B i zależy nam na dalszej współpracy, albo widzimy że dłużnik i tak może zbankrutować, więc lepiej wziąć co jest – wtedy można to rozważyć.

Ugoda (porozumienie) na piśmie: Kiedy strony dojdą do porozumienia co do planu spłaty, koniecznie należy sporządzić ugodę na piśmie. Ugoda to dokument, w którym obie strony zapisują, co uzgodniły – np. że dłużnik uznaje dług w określonej wysokości i zobowiązuje się spłacić go w takich to a takich ratach, płatnych do konkretnych dat, a wierzyciel zobowiązuje się powstrzymać od dochodzenia roszczenia na drodze sądowej w tym czasie (ewentualnie rezygnuje z części odsetek pod warunkiem terminowych spłat rat, itp.). Ugodę powinny podpisać obie strony. Dla pewności prawnej często umieszcza się zapis, że w razie niedotrzymania warunków ugody przez dłużnika, cała pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna w pełnej wysokości (to chroni wierzyciela przed sytuacją, że dłużnik zapłaci parę rat, potem przestanie i będzie twierdził, że umowa nadal obowiązuje a termin sądowy odwleka).

Ugoda jest bardzo ważna, bo stanowi twardy dowód i zobowiązanie. Po jej podpisaniu dłużnik nie może już kwestionować istnienia długu (sam go uznał). Jeśli nie dotrzyma warunków, wierzyciel ma ułatwioną drogę sądową – może iść do sądu z samą ugodą jako dowodem przyznania długu i braku spłaty według umowy. Często w przypadku ugód cywilnych w Polsce praktykuje się też ich zatwierdzanie przez sąd (np. zawarcie ugody przed mediatorem lub w sądzie, wtedy ma moc jak wyrok), ale to już formalność wykraczająca poza czystą windykację polubowną. Zwykła pisemna ugoda też jest wiążąca.

Realizacja ugody i monitoring spłat: Po zawarciu porozumienia kluczowe jest monitorowanie, czy dłużnik wywiązuje się z ustalonych warunków. Wierzyciel nie może teraz odpuścić i „zapomnieć” o sprawie. Jeśli ugoda przewiduje płatność rat co miesiąc do 10. dnia – 11. dnia powinien sprawdzić konto i jeśli raty nie ma, natychmiast reagować, przypominać dłużnikowi o opóźnieniu, pytać co się dzieje. Często ugoda zawiera klauzulę, że jedno opóźnienie przekreśla układ – wówczas wierzyciel może wprost napisać: “Niestety nie zapłacił Pan raty w terminie, ugoda zostaje zerwana, przystępuję do działań prawnych”. Czasami jednak drobne opóźnienie nie wynika ze złej woli – warto to ocenić i ewentualnie pozwolić dłużnikowi nadrobić w ciągu paru dni, jeśli natychmiast zareagował i np. dokonał zapłaty z minimalnym poślizgiem.

W trakcie obowiązywania ugody najlepiej utrzymywać kontakt z dłużnikiem. Jeśli spłaca terminowo – docenić to, pozostawać w poprawnych relacjach (przypominać np. dzień przed kolejnym terminem: “Przypominamy o zbliżającej się racie, czy wszystko zgodnie z planem?”). Jeśli coś idzie nie tak – reagować od razu.

Zalety ugody: Dla wierzyciela ugoda to gwarancja, że przynajmniej ma potwierdzony dług i plan spłaty; dla dłużnika – oddech i szansa na uniknięcie sądu, a do tego często jakieś korzyści (rozłożenie ciężaru, uniknięcie dodatkowych kosztów). To najbardziej pożądany efekt windykacji polubownej. W praktyce, jeśli dłużnik faktycznie chce spłacić, ugoda jest niemal zawsze możliwa do wynegocjowania – kwestia tylko jak będą rozłożone jej warunki.

Psychologiczne aspekty negocjacji: Warto wspomnieć, że prowadząc negocjacje z dłużnikiem, wierzyciel (lub jego windykator) powinien wykazać się pewnymi umiejętnościami miękkimi. Empatia – by zrozumieć sytuację i argumenty dłużnika – ale jednocześnie asertywność – by pilnować swoich interesów i nie dać się zwieść niekończącym się obietnicom bez pokrycia. Trzeba znaleźć balans między byciem stanowczym a wyrozumiałym. Dłużnik musi poczuć, że wierzyciel jest człowiekiem i chce mu pomóc wyjść z kłopotów (to buduje chęć współpracy), ale równocześnie powinien wiedzieć, że wierzyciel nie jest naiwny i nie da się oszukać. Często dobrze działa pokazanie dłużnikowi, że gracie do jednej bramki – w końcu i wierzycielowi, i dłużnikowi zależy, by dług zniknął (wierzyciel odzyska pieniądze, a dłużnik pozbędzie się zobowiązania). Wskazanie, że polubowna spłata jest najtańszym i najszybszym wyjściem dla dłużnika, bywa skutecznym argumentem: lepiej żeby zapłacił dobrowolnie teraz, niż miałby potem płacić dodatkowo za komornika czy martwić się, że ktoś zablokuje mu konto.

Jeżeli negocjacje się nie powiodą – bo np. dłużnik zerwie kontakt lub będzie stawiał nierealne warunki – wtedy trudno, wracamy do ścieżki formalnej (albo od razu składamy pozew). Jednak w bardzo wielu przypadkach, przy odrobinie dobrej woli obu stron, udaje się osiągnąć ugodę i zakończyć windykację polubownie. To zawsze jest sukces: pieniądze wracają do wierzyciela, dłużnik unika eskalacji sprawy, a całość odbywa się ugodowo. W kolejnych częściach omówimy jeszcze inne metody, jakie można stosować na etapie polubownym, oraz kwestie organizacyjne, które wpływają na skuteczność tych negocjacji.

Dodatkowe metody i narzędzia w windykacji polubownej

W poprzednich sekcjach skupiliśmy się na podstawowych krokach: kontakcie, wezwaniu, negocjacjach, ugodzie. Istnieje jednak również szereg dodatkowych działań, które wierzyciel może podjąć w ramach windykacji polubownej, zanim skieruje sprawę do sądu. Te metody mają na celu zwiększenie presji na dłużnika lub zabezpieczenie interesów wierzyciela, nadal mieszcząc się w polubownym (pozasądowym) trybie. Poniżej omawiamy kilka takich narzędzi i działań.

Windykacja terenowa (osobista wizyta)

Jednym ze sposobów na dłużników, którzy nie reagują na telefony czy listy, jest windykacja terenowa, czyli osobista wizyta przedstawiciela wierzyciela u dłużnika. Może to być wizyta w siedzibie firmy dłużnika, w jego sklepie, warsztacie, a jeśli to osoba fizyczna – nawet w domu (choć w praktyce częściej dotyczy przedsiębiorców). Celem takiej wizyty jest bezpośrednia rozmowa twarzą w twarz i wyjaśnienie sytuacji na miejscu. Sam fakt pojawienia się windykatora bywa dla dłużnika dużym zaskoczeniem i sygnałem, że sprawa zaszła daleko.

Warto zaznaczyć: osobista windykacja jest legalna, o ile odbywa się w granicach prawa. Windykator (czy to pracownik firmy windykacyjnej, czy pełnomocnik wierzyciela) nie ma uprawnień komornika – nie może wejść siłą na teren prywatny bez zgody właściciela, nie może nic zabrać ani nachodzić dłużnika w środku nocy. Musi zachować normy: nie naruszyć miru domowego, nietykalności cielesnej, nie stosować gróźb karalnych. W praktyce windykacja terenowa polega na zapukaniu do drzwi, przedstawieniu się i próbie podjęcia rozmowy. Jeśli dłużnik zgodzi się porozmawiać, można przedstawić mu żądanie zapłaty, ewentualnie wręczyć osobiście wezwanie do zapłaty, omówić możliwości spłaty. Taka wizyta często działa psychologicznie: dłużnik widzi, że wierzyciel zadał sobie trud, by go znaleźć i osobiście wymagać spłaty, co może wywołać pewien niepokój i skłonić do ustępstw.

Czasem windykator terenowy jest w stanie na miejscu ocenić sytuację dłużnika – np. widzi, że firma działa, ma klientów, a więc może nie jest aż tak źle finansowo, tylko dłużnik odwleka płatność z premedytacją. Bywa też odwrotnie: zastaje zamknięty lokal, pusty magazyn – co może sugerować, że dłużnik zwija interes lub ma poważne kłopoty. Te informacje mogą być cenne dla wierzyciela przy decyzji, co dalej.

Windykacja terenowa budzi czasem kontrowersje, bo źle się kojarzy – niektórzy myślą o niej w kategoriach półlegalnych nacisków. Jednak przy zachowaniu legalnych ram jest to dopuszczalna metoda. Wielu firmom windykacyjnym udaje się w ten sposób załatwić polubownie sprawę jeszcze na etapie wizyty – np. dłużnik podpisuje uznanie długu albo wręcz reguluje część należności gotówką. Trzeba jednak stosować ją rozważnie i raczej w sytuacjach, gdy inne formy kontaktu zawiodły. Zwykle też wcześniejsze uprzedzenie dłużnika, że „nasz pracownik może Pana odwiedzić”, bywa skuteczne i czasem już ta zapowiedź powoduje, że dłużnik woli jednak zapłacić, by uniknąć wizyty.

Monity i stały monitoring płatności

Choć to trochę krok wstecz, warto podkreślić rolę monitoringu płatności jako narzędzia zapobiegawczego i wspomagającego windykację polubowną. Regularne monity (przypomnienia o zbliżających się lub minionych terminach) wysyłane do kontrahentów mogą ograniczyć samą liczbę poważnych opóźnień. W wielu firmach stosuje się automatyczne systemy: np. dzień po terminie faktury klient dostaje grzecznego maila z przypomnieniem. Taki monitoring pozwala wyłapać potencjalny problem już w zarodku.

Jeśli prowadzisz biznes, wdrożenie systematycznego monitoringu płatności (czy to za pomocą programów księgowych, czy ręcznie w kalendarzu) jest niezwykle istotne. Pozwala natychmiast reagować i zacząć windykację polubowną w optymalnym momencie – czyli natychmiast po powstaniu zaległości. Im świeższy dług, tym łatwiej odzyskać, bo:

Dłużnik nie zdążył jeszcze wpaść w głębsze tarapaty.
Nie przyzwyczaił się do tego, że „ten wierzyciel nie upomina się, to może wcale nie muszę płacić szybko”.
Pokazujesz swoją stanowczość od razu, więc dłużnik wie, że nie odpuścisz.

Dobrze zorganizowany monitoring to taka pierwsza linia windykacji polubownej – działania opisane w poprzednim rozdziale (przypomnienia, kontakty) są w istocie elementem monitoringu należności. Nie zaniedbujmy tego aspektu, bo często firmy tracą pieniądze tylko dlatego, że przegapiły właściwy moment reakcji. Po pół roku ciszy trudniej nagle zacząć dopingować dłużnika, bo on już mógł się poczuć bezkarnie.

Wpis do biura informacji gospodarczej (rejestru dłużników)

Jednym z bardzo skutecznych straszaków, a jednocześnie legalnym narzędziem nacisku, jest groźba (lub realizacja groźby) wpisania dłużnika do rejestru dłużników, czyli biura informacji gospodarczej (BIG). W Polsce działa kilka BIG-ów, np. Krajowy Rejestr Długów (KRD), BIG InfoMonitor, ERIF. Przedsiębiorcy mogą tam zgłaszać długi swoich kontrahentów (również konsumentów, choć na nieco innych zasadach). Kiedy dłużnik trafia na taką „czarną listę”, informacja o jego zaległościach jest dostępna dla innych podmiotów sprawdzających go w rejestrze. To może mieć dla niego poważne konsekwencje:

Utrudnienie w zawieraniu nowych umów i kontraktów: Wielu przedsiębiorców sprawdza potencjalnych partnerów w BIG zanim podejmie współpracę. Jeśli firma figuruje jako dłużnik w KRD czy innym rejestrze, może stracić zaufanie i kontrakty. Nikt nie chce handlować z kimś o złej opinii płatniczej.
Problemy z kredytami i leasingami: Banki i instytucje finansowe rutynowo sprawdzają bazy dłużników. Osoba lub firma wpisana do BIG prawdopodobnie nie dostanie kredytu, pożyczki, a nawet może mieć problem z zakupem telefonu na abonament czy wzięciem auta w leasing. To skutecznie motywuje wielu dłużników do uregulowania zaległości – nie chcą blokować sobie dostępu do finansowania.
Utrata reputacji: Bycie na oficjalnej liście długów to piętno. Partnerzy biznesowi mogą zacząć patrzeć podejrzliwie, konkurenci mogą to wykorzystać w walce (np. informując klientów, że firma X ma długi). Dla wielu przedsiębiorców reputacja jest cenna, więc unikają jak ognia znalezienia się w takim rejestrze.

Wierzyciel może już w wezwaniu do zapłaty zapowiedzieć: wpiszemy Cię do rejestru dłużników, jeśli nie zapłacisz. Często to działa, bo dłużnicy są świadomi konsekwencji. Jeśli nie zareagują, wierzyciel może faktycznie dokonać takiego wpisu – oczywiście musi to zrobić zgodnie z procedurami danego BIG i prawnymi warunkami (np. w przypadku długów konsumenckich musi minąć 30 dni od wysłania uprzedzenia o zamiarze wpisu, itp., w B2B łatwiej bo po prostu musi być wymagalny dług i wezwanie).

Dodanie dłużnika do BIG (Biura Informacji Gospodarczej) wciąż jest działaniem polubownym – to nie sąd, tylko publiczna informacja o długach. Nie wymaga wyroku, jedynie oświadczenia wierzyciela o istnieniu długu. Oczywiście dłużnik, gdy spłaci, powinien zostać z rejestru usunięty. Wizja takiego upublicznienia często bywa punktem przelomowym: nic tak nie działa na opornego dłużnika, jak świadomość, że jego dane trafią na czarną listę dostępną dla banków i kontrahentów.

Giełda długów i sprzedaż wierzytelności

Innym krokiem, który można podjąć równolegle z windykacją polubowną albo po jej wyczerpaniu, jest sprzedaż długu lub wystawienie go na giełdzie wierzytelności. W Polsce istnieją platformy, na których wierzyciele wystawiają na sprzedaż długi swoich dłużników – oferty te są jawne, a nieraz nawet pojawiają się w wynikach wyszukiwarek (co oznacza, że jak ktoś w Google wpisze nazwę dłużnika, może natrafić na informację, że ma on wystawiony dług do sprzedania). Dla dłużnika to kolejna niewygodna sytuacja: fakt posiadania niespłaconego długu staje się publiczny. Ponadto, jeśli wierzyciel sprzeda dług firmie windykacyjnej czy funduszowi sekurytyzacyjnemu, dłużnik będzie miał nowego wierzyciela – profesjonalistę, który zapewne będzie jeszcze bardziej zdeterminowany do wyegzekwowania należności.

Groźba sprzedania długu czasem mobilizuje dłużników, zwłaszcza gdy np. obawiają się, że nowy wierzyciel będzie mniej skory do układów (bo np. specjalizuje się w twardej windykacji lub od razu złoży pozew). Polubowne odzyskiwanie należności może zatem obejmować i taki element: informujemy dłużnika, że jeżeli nie podejmie współpracy, zostanie zmuszony do spłaty komuś innemu, a jego dług zostanie upubliczniony na giełdzie.

Oczywiście decyzja o sprzedaży wierzytelności to już poważny krok dla samego wierzyciela – zwykle oznacza pogodzenie się z tym, że odzyska tylko część pieniędzy (bo długi sprzedaje się z dyskontem). Ale czasem dla świętego spokoju firmy tak robią – wolą dostać np. 70% kwoty od firmy windykacyjnej teraz, niż dalej użerać się z dłużnikiem. Z punktu widzenia naszego przewodnika warto wiedzieć, że giełda długów jest narzędziem wywierania presji jeszcze w etapie przedsądowym.

Zabezpieczenie interesów wierzyciela (np. weksel, gwarancje)

Na etapie polubownym wierzyciel może próbować także uzyskać dodatkowe zabezpieczenia spłaty, co zwiększy jego szanse nawet jeśli sprawa trafi do sądu później. Przykład: dłużnik nie ma teraz gotówki, ale posiada jakiś majątek – można poprosić, by np. wystawił wierzycielowi weksel in blanco na kwotę długu (do ewentualnego późniejszego dochodzenia), lub ustanowił zastaw na jakimś sprzęcie, albo poprosić o poręczenie osoby trzeciej (gdy dłużnik ma wspólnika lub kogoś skłonnego ręczyć). Takie zabezpieczenia formalnie często wymagają formy pisemnej czy notarialnej, ale mogą być elementem ugody polubownej: dłużnik mówi “spłacę w 3 miesiące”, a wierzyciel na wszelki wypadek prosi np. o weksel, żeby mieć uproszczoną drogę sądową, gdyby to nie nastąpiło. To już bardziej zaawansowane aspekty – nie w każdej sprawie wykonalne, bo nie każdy dłużnik się zgodzi.

Wielu profesjonalnych windykatorów w ramach polubownej obsługi długu stara się uzyskać uznanie długu (co omówiliśmy przy ugodzie) albo np. podpisanie przez dłużnika zobowiązania pod rygorem art. 777 k.p.c. (to klauzula notarialna umożliwiająca natychmiastową egzekucję bez procesu, ale wymaga wizyty u notariusza – nie każdy dłużnik się zgodzi, ale w przypadku np. przedłużania terminu spłaty można stawiać taki warunek). Choć to już zaawansowane techniki, wspominamy o nich, by pokazać, że windykacja polubowna to nie bierne czekanie, ale aktywne działanie z użyciem różnych legalnych środków nacisku i zabezpieczenia.

Reasumując, poza podstawowymi działaniami, wierzyciel ma do dyspozycji takie metody jak: osobiste wizyty, wpisy do rejestrów dłużników, giełdy długów, a także różne formy monitoringu i zabezpieczeń. Wszystkie one mieszczą się w ramach polubownego dochodzenia należności, choć niektóre są już blisko granicy przed eskalacją (np. sprzedaż długu kończy polubowne próby dla pierwotnego wierzyciela). Kluczem jest używać tych narzędzi rozważnie, adekwatnie do sytuacji. Czasem wystarczy sama zapowiedź, by dłużnik ustąpił – np. wzmianka w piśmie: “W przypadku braku spłaty zastrzegamy możliwość przekazania informacji o Pana zadłużeniu do Biura Informacji Gospodarczej oraz podjęcia kroków zmierzających do zbycia wierzytelności osobom trzecim”. To brzmi poważnie i wielu dłużników nie chce sprawdzać, czy blefujemy.

Działania te, zastosowane umiejętnie, zwiększają szanse na sukces na etapie polubownym. Dłużnik widzi, że konsekwencje się piętrzą: najpierw dzwonili – nic, potem list – nic, teraz straszą KRD i wizytą – robi się gorąco. W ten sposób polubowna windykacja staje się coraz bardziej dokuczliwa dla dłużnika, choć wciąż jest polubowna (bo wciąż może przerwać tę spiralę po prostu płacąc, bez sądu). W następnym rozdziale omówimy jeszcze kwestie czasu – ile zwykle trwa windykacja polubowna, kiedy można spodziewać się efektów i jak nie przeciągać jej zbyt długo.

Ile trwa windykacja polubowna?

Czas trwania windykacji polubownej może być bardzo różny w zależności od konkretnej sytuacji. W najlepszym przypadku to zaledwie kilka dni – dłużnik otrzymuje przypomnienie czy wezwanie i od razu płaci. W trudniejszych przypadkach polubowne działania mogą ciągnąć się miesiącami, gdyż wierzyciel daje szanse na spłatę w ratach albo dłużnik przeciąga negocjacje. Istnieje jednak pewna niepisana zasada w branży windykacyjnej: jeśli polubowne metody mają zadziałać, zazwyczaj dają rezultat w ciągu kilkudziesięciu dni od rozpoczęcia działań.

W praktyce wiele profesjonalnych firm windykacyjnych ustala, że etap polubowny trwa maksymalnie około 2–3 miesiące. Przykładowo, znane na rynku firmy windykacyjne często prowadzą intensywną windykację polubowną przez 60 do 90 dni. Jeżeli w tym okresie nie uda się odzyskać pieniędzy (lub przynajmniej zawrzeć wiążącej ugody), wówczas rekomendują wierzycielowi podjęcie kolejnych kroków (sądowych). Dlaczego akurat tyle? Bo statystyki pokazują, że większość dłużników, którzy są skłonni zapłacić polubownie, robi to właśnie w ciągu pierwszych kilku tygodni od kontaktu. Jeżeli ktoś mimo wielu prób, listów i telefonów nie płaci przez trzy miesiące, to dalsze ugodne czekanie często mija się z celem. Oczywiście od każdej reguły są wyjątki – czasem wierzyciel decyduje się czekać dłużej, jeśli np. dłużnik wciąż coś płaci (częściowo, nieregularnie, ale jednak) albo sytuacja dłużnika rokuje poprawę (np. wiadomo, że otrzyma zapłatę od swojego dużego klienta za dwa miesiące).

Typowy harmonogram może wyglądać tak:

Dzień 1 po terminie – pierwsze przypomnienie.
Dzień 7–10 – ponaglenie stanowcze.
Dzień 14–21 – pierwsze oficjalne wezwanie z terminem np. 7 dni.
Dzień 30 – drugie wezwanie/przedsądowe z terminem np. 7 dni.
Dzień 40 – powiedzmy ostateczny termin minął, brak spłaty – podejmowane są jeszcze np. działania dodatkowe typu wpis do rejestru, wizyta terenowa.
Dzień 60 – jeśli nic nie poskutkowało, wierzyciel decyduje: albo idziemy do sądu, albo (w wyjątkowych razach) dajemy jeszcze jedną szansę, np. czekamy do 90 dni.
Dzień 90 – definitywne zakończenie etapu polubownego, jeśli dalej nic.

Oczywiście powyższy scenariusz zakłada opornego dłużnika. Gdy dłużnik wejdzie w dialog, terminy się wydłużają zgodnie z ugodą. Przykładowo, jeśli w 30 dniu podpiszecie ugodę na 3 raty co miesiąc, to windykacja polubowna trwa de facto te 3 miesiące do spłaty ostatniej raty – i to jest nadal w porządku, bo przebiega wedle ustalonego planu. Tutaj ważne jest, by w ugodzie też nie dawać ekstremalnie długich okresów bez kontroli. Jeśli np. dłużnik mówi “zapłacę całość, ale potrzebuję roku” – raczej naciskamy na to, by przez ten rok płacił w ratach miesięcznych, a nie że 12 miesięcy nic i potem całość, bo to prawie jak czekanie bezczynne (chyba że to jedyne wyjście, wtedy można, ale to bardzo ryzykowne wierzyć tak długo na słowo).

Z punktu widzenia wierzyciela, czas działa na niekorzyść, jeśli dłużnik nie płaci. Każdy kolejny miesiąc zwłoki zmniejsza szansę na odzyskanie pieniędzy. Dlaczego?

Dłużnik może tracić płynność – im później, tym być może ma większe długi u innych, jego sytuacja się pogarsza.
Mogą pojawić się inni wierzyciele, którzy np. szybciej skierują sprawę do sądu i „ustawią się w kolejce” do majątku dłużnika przed nami.
Dłużnik może zlikwidować firmę albo ogłosić upadłość konsumencką, i wtedy nasze roszczenie stanie się trudne do wyegzekwowania.
Przy długim czekaniu istnieje ryzyko przedawnienia roszczenia (choć to zwykle kilka lat, więc w ramach kilkumiesięcznej windykacji to mało realne, ale warto pamiętać, by nie przekroczyć terminów przedawnienia bezczynnie).
Wreszcie, wierzyciel sam może odczuwać negatywne skutki zatoru – brak tych pieniędzy może zachwiać jego finansami, więc długie czekanie jest niekorzystne biznesowo.

Dlatego windykację polubowną trzeba prowadzić sprawnie i dynamicznie. Nie oznacza to, że mamy być niecierpliwi – po to są pewne etapy, by dać szansę dłużnikowi. Ale też nie powinniśmy pozwalać, by dłużnik miesiącami nas zwodził bez żadnych efektów.

Jeśli zapytamy, ile średnio trwa polubowne odzyskanie długu, który ostatecznie został polubownie spłacony, to można przyjąć, że najczęściej jest to kwestia kilku tygodni do dwóch miesięcy. Dużo zależy od wielkości długu – małe zaległości np. do kilku tysięcy zł często załatwiają się szybciej (dłużnik znajduje środki i ma spokój), przy większych kwotach częściej wchodzą raty i proces rozciąga się na parę miesięcy. Niektóre firmy windykacyjne chwalą się np., że „średni czas odzyskania należności polubownie to 45 dni” – to oczywiście statystyka, ale pokazuje rząd wielkości.

Z perspektywy wierzyciela planującego swoje działania: warto z góry założyć, do kiedy czekam polubownie, a kiedy powiem “stop, składam pozew”. Dla jednej sprawy to może być 30 dni, dla innej 90 – zależnie od okoliczności. Ale ustalmy to sobie i trzymajmy się planu. Dzięki temu nie będziemy bez końca odwlekać niepopularnej decyzji o procesie, jeśli okaże się niezbędny. Lepiej wcześniej zakończyć bezowocne próby ugody, niż pozwolić dłużnikowi przez rok mamić się obietnicami.

Podsumowując: windykacja polubowna trwa od kilku dni do kilku miesięcy, przy czym zazwyczaj nie przekracza 2–3 miesięcy intensywnych działań. Jeśli jest skuteczna – kończy się w momencie spłaty zadłużenia lub podpisania ugody i realizacji jej warunków. Jeśli nie jest skuteczna – powinna zakończyć się jak najszybciej, aby wierzyciel mógł przejść do kolejnego etapu (sądowego), nie marnując cennego czasu. Czas to pieniądz, a w windykacji to powiedzenie sprawdza się dosłownie.

Koszty windykacji polubownej

Jedną z istotnych kwestii dla wierzyciela jest, ile go będzie kosztowało dochodzenie swojej należności na etapie polubownym. Dobra wiadomość jest taka, że windykacja polubowna generuje znacznie mniejsze koszty niż windykacja sądowa czy egzekucyjna. Omówmy zatem, jakie wydatki mogą się pojawić oraz czy można nimi obciążyć dłużnika.

Koszty po stronie wierzyciela

Koszty administracyjne i operacyjne: Jeśli wierzyciel zajmuje się sprawą samodzielnie, to podstawowe koszty to np. wysyłka listów poleconych (kilkanaście złotych za każdy), ewentualnie koszty dojazdu (jeśli podejmuje wizytę osobistą) czy koszty połączeń telefonicznych. To zazwyczaj niewielkie kwoty. Większym “kosztem” może być czas poświęcony przez pracowników firmy na kontakt z dłużnikiem – czas to też pewien koszt, ale trudno go skwantyfikować. W każdym razie są to koszty rzędu kilkudziesięciu czy kilkuset złotych w typowej sprawie, a nie tysięcy.
Koszt pomocy prawnej (jeśli z niej korzystamy): Wierzyciel może zlecić np. kancelarii prawnej wysłanie wezwania do zapłaty czy prowadzenie negocjacji. Ceny takich usług są różne – niektóre kancelarie przygotowują przedsądowe wezwanie za relatywnie niewielką opłatą (kilkaset złotych), inne w ramach stałej obsługi firm mają to wliczone. Jeśli jednak zlecimy pełną obsługę prawnikowi na etapie polubownym, może to kosztować więcej (np. honorarium za godzinę pracy prawnika lub prowizja od odzyskanej kwoty). Niemniej nadal są to koszty niższe niż ewentualny pozew (gdzie dochodzi opłata sądowa i koszty zastępstwa procesowego).
Koszt firmy windykacyjnej: Jeśli korzystamy z usług zewnętrznej firmy windykacyjnej specjalizującej się w windykacji polubownej, model rozliczeń najczęściej jest prowizyjny. Oznacza to, że firma weźmie procent od odzyskanej kwoty. Typowe prowizje mogą wynosić np. od 5% do 15% odzyskanego długu (zależnie od jego wysokości, wieku długu, trudności sprawy). Zdarzają się oferty, gdzie prowizja rośnie wraz z czasem – np. im później zlecisz sprawę, tym wyższa prowizja, co ma zmotywować do szybkiego reagowania. Bywają także modele mieszane: niewielka opłata startowa plus mniejsza prowizja. Ważne jest to, że zazwyczaj nie płacimy nic, jeśli dług nie zostanie odzyskany (tzw. success fee). To wygodne dla wierzyciela, bo nie ryzykuje inwestowania kolejnych pieniędzy w nieskuteczną windykację.
Ewentualne koszty dodatkowe działań: Niektóre działania polubowne mogą wiązać się z kosztami, np. wpis do BIG (biura dłużników) – w niektórych rejestrach umieszczenie dłużnika wymaga wykupienia abonamentu lub zapłacenia kilku złotych za wpis. Wystawienie długu na giełdzie wierzytelności – zależy od platformy, ale zwykle drobne opłaty. Te koszty również są raczej symboliczne (kilkadziesiąt złotych).
Odsetki ustawowe: Choć to nie koszt wierzyciela, warto wspomnieć – w czasie trwania windykacji polubownej na dług narastają odsetki za opóźnienie (chyba że wierzyciel zgodzi się ich nie naliczać). Te odsetki formalnie należą się wierzycielowi, ale ich ewentualne późniejsze odzyskanie od dłużnika zależy od ugody lub orzeczenia sądu. Z punktu widzenia wierzyciela, im dłużej czeka, tym więcej odsetek przysługuje mu z mocy prawa (obecnie odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych to kilkanaście procent w skali roku). Oczywiście odsetki nie rekompensują braku pieniędzy, ale przynajmniej częściowo wynagradzają utracone korzyści z tytułu opóźnienia.

Podsumowując koszty: we własnym zakresie windykacja polubowna to groszowe sprawy (listy, telefony). Zlecając firmie windykacyjnej – nie płacisz nic z góry, a prowizja uszczupla ostatecznie odzyskaną sumę. Zlecając prawnikowi – płacisz za usługę, ale możesz te koszty próbować potem doliczyć do długu (jeśli dłużnik zapłaci w całości polubownie, można próbować obciążyć go niektórymi wydatkami związanymi z dochodzeniem roszczenia). W każdym przypadku są to koszty dużo niższe niż sądowe, gdzie sama opłata od pozwu to 5% dochodzonej kwoty (np. przy 50 tys. zł długu – 2500 zł od razu na start do uiszczenia). Do tego dojdą koszty komornika (komornik pobiera zwykle 10% wyegzekwowanej kwoty od dłużnika, ale jeśli nie ma z czego ściągnąć, to czasem wierzyciel musi część zaliczkowo wyłożyć, np. na poszukiwanie majątku). Wobec tego polubowna windykacja jest finansowo dużo bardziej korzystna.

Możliwość przerzucenia kosztów na dłużnika

Istnieją przepisy, które pozwalają wierzycielowi domagać się od dłużnika pokrycia pewnych kosztów związanych z dochodzeniem należności. Najważniejszym z nich – w relacjach między firmami – jest Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Wprowadza ona ryczałtową rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 euro (przeliczaną na złote) dla wierzyciela, któremu kontrahent opóźnił płatność. Należy się ona niezależnie od wysokości długu (byle to była transakcja B2B, czyli między przedsiębiorcami) i niezależnie od tego, czy faktycznie poniesiono takie koszty. Jest to zryczałtowana kwota właśnie na działania windykacyjne.

W praktyce wierzyciel może doliczyć te 40 euro do długu i zażądać od dłużnika. Wiele firm w swoich wezwaniach od razu pisze: “Na podstawie ustawy przysługuje nam kwota 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności – w przeliczeniu X zł – prosimy ją również wpłacić obok kwoty głównej”. Jeśli dłużnik zapłaci cały dług, powinien zapłacić i te 40 euro (choć bywa, że nie płacą, ale wtedy wierzyciel ma prawo dochodzić tego w sądzie też). Przy większych długach ustawa przewiduje też próg 70 euro i 100 euro w pewnych przypadkach (dla długów odpowiednio powyżej 5 tys. i 50 tys. zł bodajże).

Ponadto, wierzyciel może obciążyć dłużnika uzasadnionymi kosztami dochodzenia należności, np. jeżeli zapłacił prowizję firmie windykacyjnej, może wystawić notę obciążeniową na dłużnika. W praktyce: dłużnik spłaca cały dług i prowizję, bo tak ustaliły strony w ugodzie – albo wierzyciel spłacił prowizję firmie i potem notą obciąża dłużnika, by ten mu to zwrócił. Polskie prawo pozwala dochodzić takich kosztów, byle były racjonalne. Oczywiście dłużnik może dyskutować, ale generalnie w biznesie zwykle się akceptuje, że kto zawinił (opóźnił płatność), ten ponosi koszty windykacji.

W relacjach z konsumentami (gdy dłużnik nie jest firmą) te zasady są bardziej ograniczone – nie można np. naliczać 40 euro z ustawy, bo dotyczy tylko transakcji handlowych. Niemniej, jeśli nawet windykowało nas B2C, to koszty są i tak niskie, więc tu raczej nie chodzi o rekompensatę, a o to, że i tak byśmy tego nie przerzucili (sąd w przypadku konsumenta mógłby nie zasądzić np. 500 zł kosztów za czynności windykacyjne przedsądowe, bo uzna je za normalne koszty prowadzenia biznesu).

Ogólnie jednak, dłużnik który płaci polubownie, często ponosi tylko swój dług i odsetki, rzadko kiedy wierzyciel obciąży go np. kosztami listów poleconych (to drobiazg). No może doliczy te 40 euro w B2B – i to by było na tyle. To kolejny plus polubownego załatwienia: dłużnik unika wielkich dodatkowych kosztów, które niechybnie by zapłacił przy przegranej sprawie w sądzie (tam musiałby pokryć koszty procesu, pełnomocników, opłaty, a w sumie mogłoby to być i 10-20% więcej niż sam dług).

Z punktu widzenia wierzyciela – nawet jeśli części kosztów polubownych nie uda mu się przenieść na dłużnika, to są one zwykle na tyle małe, że korzyść z szybkiego odzyskania pieniędzy to wynagradza. W końcu odzyskujemy np. 100% długu pomniejszone o 5% prowizji – lepsze to niż w sądzie walczyć rok i odzyskać 100% ale rok później (a czas to utracone możliwości biznesowe).

Podsumowując: windykacja polubowna jest opłacalna finansowo. Kosztuje albo niewiele (kilkadziesiąt złotych w listach i telefonach), albo nic z góry (gdy płacimy prowizję od sukcesu). Spora część tych wydatków może być pokryta z ustawowych rekompensat lub odsetek od dłużnika. W najgorszym razie odzyskamy trochę mniej niż byliśmy dłużni, ale szybko i bez nakładów z góry – co i tak jest korzystniejsze niż ryzykować długotrwały proces. Dlatego zawsze warto spróbować polubownie: nawet finansowo to się zwykle lepiej kalkuluje.

Samodzielna windykacja polubowna czy zlecenie firmie windykacyjnej?

Stając przed zadaniem odzyskania długu polubownie, wierzyciel ma dwie podstawowe opcje: działać we własnym zakresie albo skorzystać z usług profesjonalistów (firmy windykacyjnej bądź kancelarii prawnej). Oba podejścia mają swoje zalety i wady. Poniżej porównamy je, aby ułatwić podjęcie decyzji, która ścieżka będzie właściwa.

Samodzielna windykacja polubowna

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza przy mniejszych kwotach, próbuje najpierw odzyskać należność własnymi siłami. Argumenty za tym są zrozumiałe:

Uniknięcie prowizji lub opłat dla pośredników: Cała odzyskana kwota zostaje u nas, nie musimy dzielić się procentem z firmą windykacyjną ani płacić prawnikowi.
Bezpośrednia kontrola nad procesem: Osobiście decydujemy, co i kiedy robimy, mamy bieżący kontakt z dłużnikiem, znamy najlepiej historię współpracy, więc czujemy, że sami zrobimy to najlepiej.
Utrzymanie relacji personalnych: Czasem wierzyciel uważa, że jego własny kontakt (np. prezes do prezesa dłużnej firmy, czy partner do partnera) będzie skuteczniejszy, bo łączy ich więź biznesowa, zna osobiście tę osobę. Wysyłanie od razu windykatora mogłoby zostać odebrane jako nadmiernie agresywne i popsuć relacje – więc woli na początku rozmawiać sam.

Niemniej, samodzielna windykacja ma też minusy:

Wymaga czasu i wiedzy: Prowadzenie windykacji – nawet polubownej – to praca. Trzeba pisać pisma, wykonywać telefony, pilnować terminów. Wielu przedsiębiorców nie ma na to czasu albo nie czuje się kompetentnych w tych działaniach. Często przeceniają swoje możliwości, a potem w natłoku obowiązków odpuszczają regularne ponaglenia. Brak konsekwencji bywa zgubny.
Można popełnić błędy formalne: Np. nieprawidłowo sformułować wezwanie, nie zachować dowodów korespondencji, co potem utrudni sprawę sądową (gdy do niej dojdzie). Profesjonaliści wiedzą, jak pisać pisma, by były skuteczne i zawierały wszystko, co trzeba – laik może coś pominąć.
Trudności emocjonalne: Dochodzenie długu bywa stresujące. Rozmowy z dłużnikiem mogą być nieprzyjemne – pojawia się złość, frustracja, czasem dłużnicy potrafią manipulować, wzbudzać poczucie winy albo przeciwnie – być agresywni słownie. Nie każdy radzi sobie z tym psychicznie. Profesjonalny windykator traktuje to zadaniowo, a wierzyciel-osobiście-zaangażowany może się wypalić nerwowo lub dać zmanipulować.
Ryzyko braku autorytetu: Bywa, że dłużnicy nie traktują poważnie samodzielnych działań wierzyciela. Ignorują telefony, odkładają pisma na bok, bo myślą „on i tak nic nie zrobi, tylko gada”. Zwłaszcza jeśli wierzyciel nie jest doświadczony w stanowczym egzekwowaniu należności, dłużnik może to wyczuć i nie brać tych działań serio. W efekcie wierzyciel tylko traci czas, a dłużnik nic sobie z tego nie robi.

Zatem samodzielna windykacja polubowna może się sprawdzić przy nieskomplikowanych przypadkach – np. jednorazowe opóźnienie u stałego klienta, który raczej zapłaci po jednym telefonie. Wówczas nie ma sensu angażować firmy windykacyjnej, bo szkoda prowizji. Jednak w trudniejszych przypadkach warto rozpoznać swoje ograniczenia i ewentualnie szybko sięgnąć po wsparcie.

Windykacja polubowna z firmą windykacyjną lub prawnikiem

Zlecenie sprawy profesjonalistom ma następujące zalety:

Doświadczenie i know-how: Firmy windykacyjne robią to na co dzień – mają opracowane schematy działania, wyszkolony personel, dostęp do narzędzi (np. systemów monitoringu, baz danych). Wiedzą, jak rozmawiać z dłużnikami, jakie argumenty działają, a jakie nie. Znają też wszystkie prawne niuanse – np. jak zgodnie z prawem windykować, by nie naruszyć przepisów o ochronie danych czy nie dopuścić się działań zabronionych. To, co dla laika jest nauką metodą prób i błędów, dla nich jest rutyną.
Autorytet i powaga sytuacji: Otrzymanie telefonu lub pisma od firmy windykacyjnej czy kancelarii prawnej często robi na dłużniku większe wrażenie niż kontakt od samego wierzyciela. To sygnał: “Mój wierzyciel naprawdę nie żartuje, przekazał sprawę specjalistom, może być gorąco”. Pojawia się element strachu o konsekwencje – dłużnik wie, że taka firma nie będzie się certolić, tylko jak nie zapłacę to następny krok to sąd. Ta mobilizacja bywa bezcenna.
Oszczędność czasu i wygoda: Wierzyciel, powierzając sprawę windykatorom, może się skupić na swoim biznesie. Nie musi wydzwaniać, pisać, śledzić – dostaje ewentualnie raporty, co się dzieje. To szczególnie ważne, gdy wierzyciel ma wiele należności do windykowania – sam nie upilnowałby kilkudziesięciu dłużników, a firma ma system i ludzi do tego.
Profesjonalne negocjacje: Windykator czy radca prawny potrafi poprowadzić rozmowę z dłużnikiem w sposób bardziej zdystansowany, ale i naciskający tam, gdzie trzeba. Dzięki temu często łatwiej dochodzi do ugody – bo dłużnik z jednej strony czuje presję obcej instytucji, z drugiej widzi, że rozmawia z kimś, kto ma kompetencje, by ewentualnie pomóc mu ustalić sensowny plan spłaty. Bywa, że dłużnicy chętniej otwierają się przed obcym negocjatorem niż przed wierzycielem, którego znają (czasem wstyd im przyznać do problemów przed partnerem biznesowym, a z windykatorem porozmawiają szczerze).
Możliwość skorzystania z dodatkowych usług: Firmy windykacyjne często oferują też np. ustalenie majątku dłużnika, raporty o jego kondycji, monitoring innych płatności, a nawet pomoc w ewentualnym pozwie. Wsparcie prawnika z kolei zapewni, że każdy krok jest zgodny z prawem, a dokumenty są dobrze przygotowane. To wszystko zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu.

A jakie są wady zlecania? Głównie:

Koszt prowizji lub honorarium: Jak wspomniano, część odzyskanej sumy trzeba oddać jako zapłatę za usługę. To zmniejsza nasz ostateczny zysk z windykacji. Choć można próbować przerzucić ten koszt na dłużnika (nota obciążeniowa po fakcie), nie zawsze się uda w pełni.
Mniejsza elastyczność personalna: Gdy sprawą zajmuje się firma zewnętrzna, może mniej uwzględniać nasze osobiste relacje z dłużnikiem. Windykator ma zadanie odzyskać pieniądze, nie interesuje go np. że dłużnik to nasz długoletni klient i nie chcemy go urazić. Trzeba dobrze się komunikować z firmą i ustalić pewne granice (np. proszę nie wpisywać na razie dłużnika do rejestru, bo damy mu szansę – jeśli chcemy go oszczędzić). Profesjonalna firma oczywiście uzgadnia takie rzeczy z wierzycielem, ale jednak tracimy bezpośredni wpływ na ton rozmów.
Ryzyko wyboru nieodpowiedniego usługodawcy: Niestety, na rynku bywają firmy windykacyjne o złej sławie – stosujące zbyt agresywne lub nieetyczne metody. Jeśli byśmy trafili na taką, mogłoby to zaszkodzić naszej reputacji albo nawet narazić nas na odpowiedzialność (gdyby np. windykator złamał prawo). Dlatego wybór firmy musi być ostrożny – najlepiej zweryfikować referencje, wybrać zaufanych. Na szczęście duże, znane firmy windykacyjne działają już raczej bardzo profesjonalnie, bo podlegają regulacjom i dbają o wizerunek.

Generalnie, jeżeli kwota długu jest znacząca, a my nie mamy czasu/kompetencji by go odzyskać, zlecenie windykacji polubownej fachowcom wydaje się rozsądnym krokiem. Pozwala zwiększyć szanse na sukces i zaoszczędzić własne nerwy. Wiele firm – zwłaszcza większych – ma stałe współprace z firmami windykacyjnymi, gdzie automatycznie po przekroczeniu np. 30 dni opóźnienia faktura jest przekazywana do obsługi windykacyjnej. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi „bawić się” w dochodzenie pieniędzy – zajmują się tym ludzie, którzy się na tym znają.

Warto wspomnieć, że można też połączyć podejścia: np. spróbować 2–3 tygodnie samemu, a gdy nie idzie – przekazać sprawę dalej. Lub zająć się np. drobnymi długami samemu, a te większe od razu oddawać firmie windykacyjnej. Elastyczność jest tu duża.

Końcowo: nie ma wstydu w korzystaniu z windykatorów, tak jak nie ma wstydu w korzystaniu z usług księgowej czy prawnika. To po prostu outsourcing pewnej funkcji biznesowej. Zwłaszcza, że profesjonalna, kulturalna windykacja polubowna nie narusza dobrych praktyk – wręcz przeciwnie, może pomóc utrzymać poprawne relacje. Często windykator potrafi tak poprowadzić sprawę, że dłużnik nie żywi urazy do wierzyciela (czasem wygodniej mu rozmawiać z pośrednikiem niż tłumaczyć się bezpośrednio przed znajomym kontrahentem).

Decyzja należy do Ciebie – jeśli czujesz się na siłach i sytuacja wydaje się prosta, możesz działać sam. Jeśli jednak coś Cię przerasta albo nie masz na to czasu – oddaj sprawę w ręce specjalistów, by zwiększyć prawdopodobieństwo odzyskania pieniędzy.

Praktyczne wskazówki dla skutecznej windykacji polubownej

Na zakończenie naszego przewodnika zebraliśmy kilka praktycznych porad, które pomogą Ci efektywnie przeprowadzić windykację polubowną i zwiększyć szanse na odzyskanie należności. Są to sprawdzone wskazówki wynikające z doświadczeń wielu przedsiębiorców i windykatorów:

Reaguj natychmiast na opóźnienia: Nie zwlekaj z podjęciem działań. Gdy tylko minie termin płatności, od razu wyślij przypomnienie. Każdy kolejny dzień bez reakcji dłużnika zmniejsza szansę, że zapłaci chętnie. Szybka reakcja pokazuje profesjonalizm i stanowczość – dłużnik widzi, że trzymasz rękę na pulsie.
Bądź konsekwentny i stanowczy: Konsekwencja to klucz do sukcesu (parafrazując, bo unikamy słowa na “k” 😉). Jeśli zapowiedziałeś, że w razie braku płatności do piątku podejmiesz dalsze kroki – zrób to. Nie dawaj się zwodzić prośbami typu “jeszcze tydzień, jeszcze miesiąc” bez bardzo dobrej przyczyny. Dłużnik musi odczuć, że nie odpuszczasz. Jeżeli umówiliście się na raty, a on spóźnia się z ratą – reaguj od razu, przypominaj, upominaj. Niech wie, że pilnujesz sprawy do końca.
Zachowaj profesjonalizm i spokój: Nawet jeśli czujesz złość na dłużnika, w kontaktach trzymaj emocje na wodzy. Pisma powinny być rzeczowe i uprzejme (choć stanowcze). W rozmowach nie krzycz, nie obrażaj – lepiej używać argumentów i spokojnie, ale zdecydowanie przedstawiać swoje żądania. Kultura osobista działa na korzyść – nie dasz dłużnikowi pretekstu, by przedstawiał Cię jako agresora. Poza tym zachowując spokój, masz jasny umysł i nie palisz mostów w relacji biznesowej.
Personalizuj kontakt: Jeśli to możliwe, docieraj do decyzyjnych osób po stronie dłużnika. W małej firmie może to być właściciel, w większej – dyrektor finansowy czy główna księgowa. Czasem warto wykonać telefon bezpośrednio, zamiast tylko maili – głos i rozmowa potrafią zdziałać więcej, bo trudniej zignorować człowieka niż wiadomość. Jednocześnie szanuj formy – oficjalne pismo wyślij listem do firmy, ale za kontakty robocze można posłużyć się też email/prywatnym telefonem, jeśli masz taką relację.
Dokumentuj wszystko: Prowadź ewidencję swoich działań. Zachowuj potwierdzenia nadania i odbioru listów, kopiuj maile do osobnego folderu, zapisuj sobie notatki z rozmów telefonicznych (data, godzina, z kim rozmawiałeś i co ustalono). Ta dokumentacja przyda się, gdyby sprawa trafiła do sądu – pokaże, że próbowałeś polubownie załatwić spór (sąd może to brać pod uwagę przy kosztach czy ogólnym nastawieniu do sprawy). Poza tym Tobie pomoże śledzić postępy i planować kolejne ruchy.
Wykorzystuj narzędzia prawne i baza wiedzy: Znaj podstawowe swoje prawa jako wierzyciela. Wiedz o możliwości naliczenia odsetek, rekompensaty 40 euro, wpisu do BIG itp. Świadomy wierzyciel może w rozmowie swobodnie wspomnieć: “Proszę pamiętać, że za każdy dzień naliczają się odsetki ustawowe, a także należy mi się 40 euro rekompensaty – w razie płatności proszę doliczyć X zł.” – to robi wrażenie, bo dłużnik widzi, że znasz przepisy. Jeśli czujesz się niepewnie w kwestiach prawnych, zasięgnij porady radcy prawnego – choćby pojedynczej konsultacji, jak poprowadzić sprawę zgodnie z prawem.
Nie daj się zwieść wymówkom: Dłużnicy mają często cały arsenał wymówek: “nie mogę teraz zapłacić, bo choroba/bo kontrahent mi nie zapłacił/bank mi zablokował kredyt/księgowa się pomyliła/pies zjadł fakturę”. Niektóre mogą być prawdziwe, inne nie – kluczowe jest, by zachować pewien sceptycyzm. Weryfikuj, dopytuj o szczegóły, żądaj uprawdopodobnienia. Jeśli mówi, że ktoś mu nie zapłacił – może pokaże dowód, albo poda termin kiedy to nastąpi. Jeśli choroba – czy to powód, by nie zrobić przelewu? Bądź wyrozumiały, jeśli uznasz powód za faktycznie sensowny, ale nie przyjmuj bezkrytycznie każdej wymówki.
Unikaj szantaży emocjonalnych ze strony dłużnika: Czasem dłużnicy próbują odwrócić role i wywrzeć presję na wierzycielu, np. “Jeśli będziesz mnie cisnąć, to ja zerwę z Tobą współpracę” albo “przez Ciebie będę musiał zwolnić ludzi w firmie, czy tego chcesz?!”. Trzeba pamiętać, że to nie Ty jesteś winien – to dłużnik doprowadził do sytuacji, nie płacąc. Nie pozwól wzbudzić w sobie poczucia winy. Spokojnie, ale stanowczo powiedz, że zależy Ci na polubownym rozwiązaniu, ale należność musi zostać uregulowana, bo Ty też masz zobowiązania. Nie wdawaj się w dyskusje o jego groźbach typu “nie będziemy już zamawiać” – trudno, takie rzeczy się zdarzają, lepiej stracić nierzetelnego klienta niż finansować go w nieskończoność.
Ustal realistyczny plan spłaty, jeśli to konieczne: Jeśli widzisz, że dłużnik faktycznie chce zapłacić, ale od razu nie może – wspólnie ustalcie harmonogram spłat. Ważne, by był realny – lepiej mniejsza rata co tydzień, ale regularnie, niż duża obiecywana za miesiąc, a potem znowu odroczenie. Gdy plan już jest, pilnuj jego realizacji (jak wspomniano wcześniej, tu konsekwencja jest kluczowa). Sam fakt spisania ugody mobilizuje dłużnika – miał odwagę podpisać, to poczuwa się do dotrzymania. W ugodzie możesz zawrzeć, że brak płatności raty powoduje jej zerwanie – to da Ci narzędzie w razie czego.
Wykorzystaj efekty synergii: Jeśli Twój dłużnik ma też inne długi, np. inni wierzyciele go ścigają, może warto na pewnym etapie sprzymierzyć się – wymienić informacjami z innymi wierzycielami, wspólnie dać sygnał, że wszyscy wymagacie spłaty. Bywa, że firmy w jednej branży komunikują się co do notorycznych dłużników – nie w formie zmowy (bo to by było nielegalne w pewnych aspektach), ale np. ostrzegają się nawzajem. Gdy dłużnik widzi, że “wszyscy się na niego uwzięli”, bo wieści się rozeszły, to też motywuje do uregulowania choć części zobowiązań. Oczywiście wszystko w granicach prawa (nie można upubliczniać bezpodstawnie jego danych, ale np. ostrzeżenie branżowe: “Uważajcie na firmę X, opóźnia płatności” – zdarza się w środowiskach biznesowych).
Kiedy nic nie pomaga, nie wahaj się wykonać kolejnego kroku: Jeśli wyczerpałeś rozsądne możliwości polubowne – nie bój się sięgnąć po sąd. Czasami wierzyciele zbyt długo zwlekają z pozwem z nadzieją, że “jeszcze zapłaci”. Owszem, polubowne załatwienie jest najlepsze, ale nie zawsze możliwe. Sąd to ostateczność, ale od tego jest wymiar sprawiedliwości, by bronić Twoich praw. Złożenie pozwu nie oznacza, że nienawidzisz dłużnika – to tylko dochodzenie swojego. Często zresztą samo doręczenie pozwu dłużnikowi skutkuje tym, że szybko proponuje ugodę (bo widzi, że sytuacja naprawdę poważna). Więc nie traktuj wejścia na drogę sądową jako porażki – to po prostu kolejny etap, jeśli polubownie się nie dało. Wcześniejsze próby nie poszły na marne, bo np. masz od niego uznanie długu, co przyspieszy sprawę w sądzie.
Zapobiegaj na przyszłość: Najlepsza windykacja to taka, do której nie musiało dojść. Wyciągnij lekcje z każdego przypadku. Może trzeba było wcześniej sprawdzić wiarygodność kontrahenta? Może warto wprowadzić zaliczkowe płatności lub krótsze terminy dla nowych klientów? Udoskonal swój system monitorowania płatności, aby w przyszłości reagować jeszcze szybciej. Buduj też dobrą komunikację z klientami od początku – czasem szczera rozmowa zanim jeszcze powstanie zaległość (np. klient sygnalizuje, że może się spóźnić, i ustalacie to zawczasu) zapobiegnie problemom.
Korzystaj z dostępnych narzędzi informatycznych: Są na rynku aplikacje i systemy, które automatyzują część procesu – wysyłają automatycznie maile z przypomnieniem, generują wezwania, podpowiadają kolejne kroki. Jeśli masz dużo należności, rozważ wdrożenie takiego narzędzia lub skorzystanie z platformy do windykacji online. To ułatwia systematyczność i odciąża Cię od części zadań.

Ostatnia rada jest może banalna, ale ważna: trzymaj nerwy na wodzy i nie zrażaj się początkowymi niepowodzeniami. Windykacja bywa żmudna. Dłużnik dziś powie “nie mam”, jutro nie odbierze telefonu, pojutrze znów coś wymyśli… Łatwo stracić cierpliwość. Ale cierpliwość połączona z nieustępliwością to cecha dobrego windykatora. Nawet jeśli w danej chwili wydaje się, że to syzyfowa praca – bądź systematyczny. Wielu dłużników płaci temu wierzycielowi, który okazał się najbardziej wytrwały i nie dał się zbyć. Niech to będziesz Ty, a nie ktoś inny.

Mam nadzieję, że ten zestaw wskazówek oraz cały powyższy kompleksowy przewodnik po windykacji polubownej dostarczył Ci cennych informacji. Pamiętaj: polubowne odzyskiwanie długów to często sztuka łączenia twardych zasad z miękkim podejściem. Jeśli opanujesz tę sztukę lub powierzysz ją odpowiednim osobom, masz dużą szansę na odzyskanie swoich pieniędzy bez sięgania po ostateczne środki. Powodzenia w Twoich działaniach windykacyjnych!

Poradnik Windykacyjny

Or check our Popular Categories...