Zmiany w prawie wprowadzane na rok 2025 znacząco wpływają na procesy windykacyjne, kształtując nowe standardy postępowania oraz podnosząc wymagania wobec firm i instytucji finansowych. W artykule omówione zostaną najważniejsze aspekty nowelizacji, które przedsiębiorcy zajmujący się odzyskiwaniem należności powinni uwzględnić w swojej codziennej praktyce.
Zwiększone wymogi dokumentacyjne i ewidencyjne
Rejestracja i ewidencja wierzytelności
Nowe regulacje nakładają na wierzycieli obowiązek prowadzenia skompletowanej oraz zorganizowanej ewidencji wszystkich etapów postępowania. W świetle znowelizowanego Kodeksu postępowania cywilnego, rejestracja każdej czynności windykacyjnej ma odbywać się w formie elektronicznej, co ma na celu zapewnienie większej transparentności oraz szybszy dostęp do danych dla uprawnionych organów nadzoru. Dokumenty takie jak wezwania do zapłaty, protokoły z mediacji czy umowy ugodowe muszą być skanowane, rejestrowane w systemie i oznaczane unikatowym identyfikatorem.
Elektroniczny obieg dokumentów
Implementacja platformy e-dokumentów zmusza firmy windykacyjne do inwestycji w bezpieczne oprogramowanie oraz przeszkolenia pracowników w zakresie najbardziej restrykcyjnych standardów zabezpieczeń. Systemy klasy ERP z modułami dedykowanymi windykacji zyskują na znaczeniu, ponieważ umożliwiają automatyczne wysyłanie powiadomień, generowanie raportów oraz integrację z zewnętrznymi rejestrami, np. Krajowym Rejestrem Długów czy Biurem Informacji Kredytowej.
Nowe zasady ochrony danych osobowych w procesach windykacyjnych
Transparentność procedur wobec dłużnika
Zmiany wynikające z najnowszej dyrektywy unijnej nakładają na firmy windykacyjne obowiązek informowania dłużników o każdym etapie przetwarzania ich danych osobowych. W praktyce oznacza to, że klient musi otrzymać czytelne wyjaśnienie, jakie dane są gromadzone, w jakim celu oraz na jakiej podstawie prawnej. Wprowadzenie obowiązkowych klauzul informacyjnych w korespondencji windykacyjnej ma przeciwdziałać nieuprawnionemu wykorzystywaniu danych i budować większe zaufanie do procedur odzyskiwania należności.
Zabezpieczenia informatyczne i cyberbezpieczeństwo
Zgodnie z Rozporządzeniem RODO 2.0, każdy podmiot prowadzący windykację musi wdrożyć mechanizmy ochrony przed atakami typu ransomware, phishing oraz przed nieautoryzowanym dostępem do systemów. Wymagane są regularne audyty IT, testy penetracyjne oraz szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa. Ponadto nowelizacja wprowadza obowiązek szyfrowania danych w spoczynku i w transmisji, co znacznie utrudnia nadużycia i wycieki wrażliwych informacji.
Wprowadzenie alternatywnych metod odzyskiwania należności
Mediacja i arbitraż jako pierwsze kroki
Prawo 2025 promuje stosowanie metod pozasądowych w celu rozwiązania sporów o charakterze finansowym. Mediacja oraz arbitraż stają się nie tylko zalecaną, ale w niektórych przypadkach wręcz obowiązkową procedurą przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Dłużnik oraz wierzyciel mogą skorzystać z paneli online, gdzie neutralny mediator pomaga osiągnąć ugodę, minimalizując koszty i czas potrzebny na odzyskanie należności. Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu odciążenie sądów i przyspieszenie procedur windykacyjnych.
Negocjacje online i platformy e-rozwiązywania sporów
W ramach polityki Digital Single Market UE, każdy wierzyciel musi udostępnić dłużnikowi możliwość negocjacji za pośrednictwem specjalnych platform ODR (Online Dispute Resolution). Systemy te oferują narzędzia do prowadzenia wideokonferencji, przesyłania dowodów oraz podpisywania ugód elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Umożliwia to prowadzenie całego procesu zdalnie, co znacząco obniża koszty oraz pozwala na szybsze zamknięcie sprawy.
Obowiązki sprawozdawcze i sankcje za naruszenia
Raportowanie do organów nadzoru
Wprowadzona Ustawa o nadzorze nad działalnością windykacyjną narzuca obowiązek kwartalnego raportowania do Komisji Nadzoru Finansowego oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Raporty muszą zawierać m.in. liczbę wszczętych postępowań, wartość odzyskanych kwot, odsetki od zobowiązań oraz informacje o przypadkach niewłaściwego przetwarzania danych. Niedopełnienie obowiązku może skutkować wszczęciem postępowania kontrolnego i nałożeniem kar pieniężnych.
Konsekwencje prawne za naruszenia
W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentacji, niewłaściwego stosowania procedur mediacyjnych lub uchybień w ochronie danych, firmy windykacyjne narażone są na wysokie sankcje finansowe. Zgodnie z nowym art. 50a Kodeksu postępowania cywilnego, sąd może uznać czynności windykacyjne przeprowadzone z naruszeniem prawa za bezskuteczne, co prowadzi do obniżenia kwoty odzyskanej dla wierzyciela. Dodatkowo, Prezes UODO ma prawo nałożyć karę administracyjną sięgającą nawet 4% rocznego obrotu globalnego za poważne naruszenia RODO.
- Windykacja oparta na nowych standardach dokumentacji
- Obowiązek informowania o przetwarzaniu danych osobowych
- Elektroniczne platformy do negocjacji i mediacji
- Zwiększone sankcje za naruszenia procedur
- Nacisk na cyberbezpieczeństwo i ochronę systemów
